Họp hành tràn lan: Hao tốn thời gian, tiền của...

Giám đốc sở: 9,5 giấy mời họp mỗi ngày

Tại diễn đàn Quốc hội mới đây, đại biểu Đinh La Thăng, Phó Bí thư Tỉnh ủy Thừa Thiên-Huế, than: “Họp quá nhiều. Có những việc rõ rồi nhưng vẫn phải họp, không họp thì không triển khai nổi. Một giám đốc sở ở tỉnh H. mỗi ngày nhận được bình quân 9,5 giấy mời họp. Chánh văn phòng tỉnh ủy một tỉnh nói bình quân một đồng chí thường vụ tỉnh ủy nhận được 2 giấy mời họp/ngày.Họp như vậy làm gì còn thời gian đi cơ sở”.

Vì dự quá nhiều cuộc họp nên không ít vị lãnh đạo đi họp bao giờ cũng nói “tôi phát biểu với tư cách cá nhân” mặc dù là đại diện cho bộ này, bộ kia. Ở các địa phương cũng vậy, họp hành rất nhiều nên cán bộ không sát được dân.

TS Quách Tuấn Ngọc, Giám đốc Trung tâm Tin học (Bộ GD-ĐT), đưa ra một ví dụ khác về cái sự “họp đi đôi với hành”: Mỗi lần họp cứ thấy GS Võ Tòng Xuân từ An Giang xa xôi ra Hà Nội chỉ để tham dự họp một buổi, phát biểu được 5-10 phút là tôi thấy rất ái ngại. Mà nào có phải một cuộc cho cam!”.

Chi vượt hàng trăm tỉ đồng/năm

Báo cáo quyết toán ngân sách năm 2002 cho thấy tình trạng chi vượt dự toán ngân sách diễn ra khá nghiêm trọng, nhất là chi quản lý hành chính, chi quà biếu, lễ Tết (vượt đến 162 tỉ đồng). Bộ trưởng Tài chính Nguyễn Sinh Hùng cho biết, tỉ lệ chi hành chính năm 1997-1998 là 10% ngân sách, nhưng đến năm 2002 chỉ còn 5,7%, mặc dù bộ máy còn chưa tinh giản nhiều. Tuy nhiên, việc chi này cũng còn nhiều lãng phí. Ông cũng khẳng định, chi hội nghị thường vượt so với dự toán, định mức: Hàng trăm tỉ đồng/năm trong cả nước. “Nhưng chỗ này cũng có cái khó, bộ trưởng Bộ Tài chính làm sao có thể biết hết hội nghị nào cần thiết, hội nghị nào không cần thiết. Tôi không rõ tình trạng vượt chi phổ biến là vì định mức quá thấp hay do hội nghị quá tràn lan? Có lẽ là cả hai. Ngay như Bộ Tài chính, chúng tôi ban hành không biết bao nhiêu thông tư, văn bản. Nếu cứ mỗi thông tư lại tổ chức một hội nghị triển khai thì có lẽ đến cả trăm hội nghị mỗi năm. Vì thế bộ chỉ làm hội nghị triển khai ngân sách, tổng kết những vấn đề lớn liên quan đến chế độ chính sách” - Bộ trưởng Nguyễn Sinh Hùng thừa nhận.

Họp qua mạng thư điện tử: Lợi nhiều mặt

Cuối năm 2004 vừa qua, lần đầu tiên, một cuộc họp của Bộ GD-ĐT đã được thực hiện qua cầu truyền hình từ 3 điểm: Hà Nội - Huế - TPHCM. Cải tiến này nằm trong phương án cải cách hành chính, họp qua mạng do Trung tâm Tin học của Bộ GD-ĐT tiến hành.

TS Quách Tuấn Ngọc khẳng định, việc họp hành, hội nghị, hội thảo quá nhiều, gây ra tốn kém tiền của (tiền thuê địa điểm, tổ chức ăn nghỉ, vé máy bay...). Họp nhiều còn gây lãng phí thời gian do đi lại nhiều, mất nhiều công sức. Việc trao đổi ý kiến qua lại trong cuộc họp rất ít vì chỉ nghe đọc báo cáo (dù đã được in sẵn phát cho từng đại biểu) đã chiếm hết phần lớn thời gian. Thường mỗi người chỉ được phát biểu 1 lần và được nhắc nhở nói ngắn gọn hoặc bị yêu cầu thôi không tranh luận vì sợ mất thì giờ, như vậy hiệu quả cuộc họp thấp. Chính vì vậy, Bộ GD-ĐT đã quyết định thử nghiệm và đưa vào áp dụng các phương án họp qua mạng.

Với phương án họp qua diễn đàn mạng giáo dục, hiện bộ đã mở trang web diendan.edu.net.vn. Các thành viên chỉ cần đánh ý kiến của mình vào, Ban Thư ký cũng dễ dàng tổng hợp ý kiến hoặc lưu lại bằng văn bản. Người tham gia có thể trao đổi ý kiến thoải mái, dân chủ, tìm hiểu vấn đề sâu hơn mà không sợ mất thì giờ của mọi người như trao đổi trên hội trường. Cách thức này khiến nhiều người có thể tham gia cùng lúc, ở nhiều chủ đề khác nhau và không hạn chế số lần nêu ý kiến; rất thích hợp đối với các cuộc họp bàn về soạn thảo tài liệu, xin ý kiến rộng rãi, trao đổi ý kiến chuyên gia, họp giao ban... Hội nghị tuyển sinh 2005 (cầu truyền hình) vừa qua đã thực hiện nối 3 điểm cầu Hà Nội - Huế - TPHCM cũng khá thành công. Cách thức này phù hợp cho các cuộc hội thảo nhiều người dự nhưng ở những điểm khác nhau trên toàn quốc.

Còn tại Bộ Công nghiệp, thư điện tử (e mail) là giải pháp hữu hiệu để giảm họp trong nội bộ. Hiện nay, nhiều cơ quan Nhà nước vẫn làm việc theo cách: Muốn xin ý kiến đơn vị khác về vấn đề nào đó thì phải theo đường văn thư. Có khi 2 cơ quan nằm ở 2 bên đường, gửi công văn theo đường văn thư phải mất vài ngày. Sau đó, lại phải mất công triệu tập một cuộc họp bàn rồi mới quyết. Trong khi đó, chỉ cần trao đổi qua e mail thì nhiều vấn đề có thể trả lời được ngay.