MICROSOFT WORD (kỳ 2)

2. Tận dụng những chức năng của Word

Bạn dùng Word để...

- Viết đơn từ, như: đơn xin việc, lý lịch, đơn xin nghỉ, đơn khiếu nại...

- Soạn thảo các bản hợp đồng, bảng báo giá, thực đơn...

- Viết văn, viết báo, làm thơ, làm bài tập, soạn giáo trình, giáo án...

- Soạn các bảng thông báo để in ra dán lên tường, như: thông báo nghỉ tết, bảng nội quy, bảng cấm hút thuốc...

- Làm các nhãn để dán lên thùng, lên bìa hồ sơ.

- In thiệp mời hàng loạt. Bạn cần mời họp, mời dự sinh nhật... Thay vì viết từng tấm thì với danh sách người được mời có sẵn và mẫu thiệp đã soạn trong Word, bạn có thể in hàng loạt cho từng người.

- In ra các chữ cái rồi cắt ra dán lên băng rôn hay dán lên bảng, lên tường cho lớp, cho trường (có thể dùng các font chữ nghệ thuật).

- Làm ra các tấm thư pháp để treo tường thông qua font chữ thư pháp.

- In vào chỗ trống của các mẫu giấy có sẵn như giấy khai sinh, giấy khen, hóa đơn bán hàng...

- Làm cuốn sổ tay: công tác, kỹ thuật, sổ ghi nội dung công việc, ghi nhật ký. Bác nông dân ghi lại diễn biến thời tiết, số lượng thuốc trừ sâu đã phun, những đặc tính kỹ thuật của giống, của thuốc trừ sâu... Bác Hai dân phố ghi biên bản cuộc họp.

- Soạn thư: Ra dịch vụ ngồi soạn thư vừa tốn tiền vừa không bảo mật. Ở nhà bạn soạn thư rồi ra dịch vụ gửi kèm file hay copy gửi.

- Lưu những văn bản từ những nguồn khác, như: Trong Yahoo! Messenger bạn có thể xem lại những tin mà bạn mình nhắn khi mình không có mặt trên mạng (tin offline). Những tin nhắn này sẽ tự động bị mất khi bạn thoát khỏi Yahoo! Messenger, khi máy bị Disconnect bất chợt... lúc đó bạn sẽ bị bỏ lỡ lời nhắn. Để xem lại sau này, bạn nên lưu lại. Khi duyệt web bạn có thể lưu thông tin trên các trang web, như: câu chuyện cảm động, tin tức nóng, hướng dẫn nấu ăn, lời bài hát, nội dung trong web mail... Bạn cần trích lưu thông tin trong các chương trình quản lý, trong Excel, trong file Help...

Bạn quét khối đoạn cần lưu xong nhấn Ctrl + C, vào Word mở file mới rồi nhấn Ctrl + V rồi lưu file.

- Bạn cũng có thể dùng Word để chứa các hình ảnh bằng việc Insert -> Picture.

- Dùng Word để học cách soạn thảo văn bản: Nhờ học Word mà bạn biết được cách thức để trình bày tài liệu, cách canh lề, cách chừa khoảng trắng sau dấu chấm, dấu phẩy, cách bố trí bảng biểu...

- Có thể tận dụng tiện ích kiểm lỗi chính tả ngữ pháp tiếng Anh. Ngoài ra bạn vẫn có thể dùng Word để tìm từ đồng nghĩa tiếng Anh.

- Kiểm tra hộp mực máy in xem còn mực hay máy có bị dơ đầu phun không, bằng cách vào Word nhập chuỗi ký tự xong lần lượt chọn màu đen, đỏ, xanh lá, xanh dương... rồi in thử.

- Kiểm tra bàn phím: Ai đó đưa bạn cái bàn phím và bảo rằng nó bị hư. Bạn thử nối nó vô máy mình rồi mở Word ra bấm lần lượt từng phím để kiểm tra (bạn cũng có thể kiểm tra xung đột bàn phím, kiểm tra bộ nhớ... bằng cách dùng vật nặng đè lên phím cho nó chạy hoài để theo dõi lỗi).

- Lập các biểu đồ phục vụ cho việc phân tích, cho các bảng báo cáo, bảng thuyết trình.

- Lập sơ đồ tổ chức, sơ đồ vòng, sơ đồ tỉ lệ, sơ đồ hình chóp, sơ đồ mục tiêu...

- Làm khung hình. Bạn chọn Auto Shapes thích hợp cho hình dáng khung rồi định ảnh nền là ảnh cần làm khung.

- Xem thông tin về hệ thống máy tính của bạn một cách nhanh chóng (Help -> About Microsoft Word -> System info...).

- Không cho mọi người biết chữ viết của bạn quá xấu.

- Bảo mật việc đang làm: Bạn xem phim ở cơ quan, bạn đang luyện võ... lâm ở nhà và bạn không muốn cho mọi người biết bạn đang làm gì. Hãy mở Word, mở file HopDong.Doc ra để đó rồi cứ... vô tư. Khi có ai đến bạn chỉ việc Alt + Tab để chuyển sang màn hình Word rồi... đăm chiêu suy nghĩ. Bạn thử nghĩ xem nếu bà xã giật mình thức giấc mà thấy bạn nửa đêm lén vợ để... nghiên cứu hợp đồng thì bả cảm động biết chừng nào (để khỏi bể mánh nhớ định Auto-hide cho Taskbar).