Quản lý và hiệu chỉnh ảnh đơn giản với MS Office Picture Manager

Hiện nay, có khá nhiều phần mềm giúp bạn quản lý bộ sưu tập ảnh số của mình như ACD See, Compupic Pro, Picasa... Bên cạnh một số tính năng cao cấp mà người dùng có nhu cầu bình thường ít khi sử dụng đến, các chương trình kể trên còn chạy khá “ì ạch” trên các máy tính có cấu hình thấp.

Nếu bạn chỉ cần một trình xử lý ảnh đơn giản và hiệu quả thì MS Office Picture Manager (PM) hoàn toàn có thể làm bạn hài lòng. Đây là một tiện ích có sẵn trong bộ MS Office 2003 mà nếu đã cài đặt, bạn sẽ tìm thấy shortcut để chạy chương trình nằm trong menu Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Tools / Microsoft Office Picture Manager.

Các thao tác quản lý ảnh với PM

1. Chỉ định các thư mục chứa ảnh: Khi chạy PM, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy khung Picture Shortcuts nằm phía bên trái giao diện chính của chương trình. Đây là nơi giúp bạn nhanh chóng tìm đến các thư mục chứa ảnh trên máy tính và có cách trình bày dạng cây như Windows Explorer.

Mặc định, PM sẽ đưa trước vào đây thư mục My Pictures. Nếu bạn còn lưu ảnh trong các thư mục khác thì hãy bấm vào dòng chữ Add Picture Shortcut... để lần lượt thêm vào các thư mục này. Sau khi thêm, thư mục mà bạn mới đưa vào cùng các thư mục con của nó sẽ xuất hiện trên khung Picture Shortcuts.

2. Xem ảnh: PM hỗ trợ 6 dạng tập tin ảnh số là BMP, JPG/JPEG, GIF, PNG, TIFF, WMF/EMF (dạng ảnh Clip Art của Office). Mỗi khi bạn bấm chuột vào các thư mục có trên khung Picture Shortcuts, các tập tin ảnh của thư mục đó sẽ được thể hiện dưới dạng các bức hình nhỏ (thumbnails) nằm ở khung chính giữa giao diện chương trình. Nếu muốn xem riêng một bức ảnh, bạn chỉ cần bấm đúp chuột vào thumbnail tương ứng.

Lưu ý, bạn có thể thay đổi kích thước của thumbnail bằng cách kéo thanh trượt Zoom nằm phía dưới.

3. Đổi tên hàng loạt ảnh: Đây là chức năng rất hữu ích nếu bạn có nhiều tập tin ảnh cùng chủ đề nhưng lại không biết đặt tên cụ thể cho từng ảnh. Ví dụ như nếu bạn có một bộ sưu tập các wallpaper về chủ đề WinXP, bạn có thể dùng PM đặt tên cho các bức ảnh này là XP-Wall 01, XP-Wall 02, XP-Wall 03... với phần số là số thứ tự của từng ảnh. Để đổi tên hàng loạt ảnh, bạn chọn cùng lúc các bức ảnh cần đổi tên bằng cách giữ thêm phím Ctrl hoặc Shift, sau đó bấm phải chuột, chọn Rename. Lúc này, bạn sẽ thấy bảng tác vụ (Task Pane) Rename hiện ra ở khung bên phải giao diện PM với các mục như sau:

- File name: Phần tên chính của các bức ảnh. Bạn hãy xóa phần tên cũ đi và nhập tên mới vào đây. Ví dụ như XP-Wall.

- Replace existing file name: Thay tên cũ bằng tên mới. Ví dụ Cloud => XP-Wall.

- Precede existing file name: Phần tên mới sẽ đứng sau phần tên cũ. Ví dụ Cloud=> CloudXP-Wall.

- Follow existing file name: Phần tên mới sẽ đứng trước phần tên cũ. Ví dụ Cloud=>XP-WallCloud.

- Add sequential numbers: Đánh dấu chọn nếu bạn muốn thêm phần số thứ tự vào tên.

- Number of digits: Số lượng chữ số của phần số thứ tự. Ví dụ như nếu bạn chọn ở đây là 3 thì phần số thứ tự sẽ có dạng 001, 002 , 003...

- Start numbering at: Số thứ tự bắt đầu. Ví dụ như nếu bạn chọn ở đây là 4 thì phần số thứ tự sẽ bắt đầu từ 4 và tiếp tục cho đến hết.

- Beginning/end of the file name: Phần số sẽ đứng trước phần tên và ngược lại.

Trong quá trình đổi tên, bạn có thể xem trước tên mới sẽ như thế nào ở mục Preview. Nếu thấy vừa ý, hãy bấm OK để hoàn tất.

4. Chèn ảnh vào các ứng dụng Office: Do là một tiện ích kèm theo của bộ Office 2003 nên PM có khả năng phối hợp rất tốt với Word, PowerPoint và Excel. Từ PM, bạn có thể chèn trực tiếp một hay nhiều ảnh bất kỳ vào các tập tin office đang mở hoặc vào một tập tin mới. Điểm đặc biệt là các tập tin chèn vào sẽ được PM tự động thay đổi kích thước cho phù hợp với kích thước của tập tin office tương ứng. Do đó, bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi thường xuyên phải tạo ra các văn bản nhiều hình ảnh. Để chèn ảnh với PM, bạn thực hiện như sau:

- Bấm phải chuột vào ảnh cần chèn, chọn Send To / Microsoft Office...

- Hộp danh sách ở mục Insert into an open file sẽ liệt kê các tập tin office đang mở trên máy. Bạn hãy bấm vào đó và chọn tập tin cần chèn ảnh, sau đó bấm Send để kết thúc quá trình. Ba lựa chọn tiếp theo ở mục Insert into a new sẽ giúp bạn chèn ảnh vào file office mới tương ứng.