Thu hồi email và tin nhắn đã gửi

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gửi một email mà không có đủ những tài liệu cần thiết hoặc bạn đặt sai các thông tin trong email? Outlook 2010 cung cấp một tính năng hoàn toàn mới là Recall, cho phép bạn “gọi” lại những email đã được gửi đi. Đây được xem là ứng dụng email đầu tiên cung cấp chức năng này.

Để sử dụng chức năng này, bạn truy cập chức năng Sent Items và mở cửa sổ Message mà bạn muốn gửi lại, sau đó bấm nút Office (File Menu), rồi di chuyển xuống tab Info và lựa chọn mục Message Resend and Recall.

Kích chuột vào nút Resend or Recall rồi chọn chức năng Recall This Message trong menu sổ xuống.

Bạn sẽ  nhận được một lời nhắc nhở về việc phải làm gì khi thu hồi tin nhắn xong. Bạn có thể chọn Delete unread copies of the message để xóa bản sao của tin nhắn chưa đọc hoặc Delete unread copies and replace with a new message để xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới. Tùy vào mục đích sử dụng của bạn mà chọn cho phù hợp. Đồng thời kích vào tùy chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để chương trình thông báo cho bạn biết nếu gọi lại tin nhắn thành công hay không. Sau khi chọn xong, bạn bấm nút OK để áp dụng.

Với chức năng trên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó để xóa các bản sao của email của bạn từ hộp thư đến của người nhận hoặc sử dụng nó để xóa một bản sao và thay thế bằng một tin nhắn mới. Các tùy chọn đầu tiên có thể được sử dụng nếu bạn gửi email đến một người nhận do nhầm lẫn, trong khi lựa chọn thứ hai có thể được sử dụng nếu bạn quên bao gồm các tập tin đính kèm hoặc bất kỳ thông tin bổ sung nào.

Lưu ý: Outlook 2010 chỉ có thể xóa/thay thế các email mà người nhận chưa đọc, còn nếu người nhận đã đọc các email thì...

bó tay!