Tự động hóa việc tô màu xen kẽ cho các dòng trong bảng biểu

Một trong những cách thức để giúp người đọc dễ nhìn và không bị nhầm lẫn giữa hàng này với hàng kia trong một bảng biểu chi chít những dòng là bạn hãy tô màu xen kẽ cho các dòng trong bảng biểu.

Với Microsoft Excel, bạn hoàn toàn không cần phải thực hiện công việc tô màu một cách thủ công, rất tốn thời gian vì công việc này sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động.

. Thực hiện:

- Đầu tiên, bạn hãy quét chọn hết vùng bảng biểu muốn tô màu xen kẽ cho các dòng. Sau đó vào menu Format > Conditional Formating. Trong hộp thoại vừa mở (hình 1), tại ô đầu tiên bên trái, bạn nhắp vào mũi tên xổ xuống và chọn “Formula Is”. Tại ô bên phải, bạn nhập công thức sau: =MOD(ROW(),2=0 để tô màu cho các dòng chẵn. Hoặc: =MOD(ROW(),2=0 nếu muốn tô màu cho các dòng lẻ.

- Tiếp theo, bạn hãy chọn màu tô bằng cách nhắp vào nút Format. Hộp thoại Format Cells sẽ mở ra, bạn chọn màu tô trong thẻ Patterns rồi nhấn nút OK. Nhấn nút OK một lần nữa để đóng hộp thoại Conditional Formatting.

- Giờ đây, bảng biểu của bạn trông dễ nhìn hơn rất nhiều vì các dòng đã được phân biệt rõ ràng bằng màu sắc xen kẽ nhau thật là đẹp mắt (hình 2).

. Sao chép định dạng vừa tạo cho một bảng biểu khác:

- Nếu muốn tiếp tục tô màu các dòng xen kẽ như vậy cho một bảng tính khác thì bạn không cần phải thực hiện lại từ đầu các bước ở trên. Công cụ Format Painter (sao chép định dạng) sẽ giúp bạn dễ dàng sao chép định dạng tô màu vừa tạo cho bất kỳ bảng biểu nào.

- Muốn vậy, bạn đặt con trỏ (cursor) tại một dòng bất kỳ trong bảng biểu đã tô màu xen kẽ. Sau đó nhấp chuột vào công cụ Format Painter của Excel (phím tắt Ctrl + Shift + C) rồi quét chọn lên vùng mà bạn muốn tô màu xen kẽ trong bảng biểu kế tiếp. Thật là đơn giản phải không các bạn.

. Phục hồi lại định dạng ban đầu của bảng biểu:

- Để phục hồi lại định dạng ban đầu của bảng biểu (các dòng chưa được tô màu xen kẽ), bạn hãy quét chọn vùng bảng biểu muốn phục hồi, chọn menu Format > Conditional Formating. Trong hộp thoại vừa mở, bạn nhấp nút Delete và kế tiếp đánh dấu kiểm vào ô Condition 1 (hình 3). Sau khi nhấn nút OK, bảng biểu của bảng sẽ được phục hồi về định dạng ban đầu.