Xử lý phân số trong Excel

Gõ phân số không bị biến thành dạng ngày-tháng Trong Excel, khi bạn gõ một phân số có dạng như 1/2; 3/4 ... , chương trình luôn hiểu đó là ngày tháng (1-2; 3-4...).

Muốn Excel hiểu đúng giá trị gõ vào là một phân số bạn làm như sau: Quét chọn những ô mà bạn muốn gõ phân số, bấm tiếp chuột phải, chọn lệnh Format Cells. Trong hộp thoại vừa mở, bạn chọn thẻ Number và mục Category chọn Fraction; mục Type chọn Up to one digit. Nhấn OK để đóng hộp thoại lại (Hình 1).

Bây giờ bạn hãy nhập phân số vào những ô nói trên để thấy ngay kết quả thực hiện. Với cách này bạn chỉ gõ được các phân số có tử số và mẫu số là một chữ số mà thôi. Muốn gõ được những phân số mà tử số và mẫu số của nó có nhiều chữ số mà cũng thực hiện như trên nhưng thay vì chọn Fraction bạn hãy chọn Custom. Trong hộp text box có tên Type, bạn dùng chuột “bôi đen” dòng chữ General và gõ đè lên giá trị là #??????/?????? (Hình 2). Trong đó, nếu mẫu số và tử số có n chữ số thì bạn hãy nhập vào n dấu chấm hỏi (?).

Thể hiện hỗn số

Trong Excel, nếu bạn muốn khi gõ một giá trị có dạng như 5,25 hoặc 5,3 thì sẽ được thể hiện ở dạng hỗn số là 5 ¼ hoặc là 5 3/10 thì bạn cũng chọn quét chọn ô cần gõ hỗn số, chọn lệnh Format Cells từ menu chuột phải, chọn Custom trong mục Category của thẻ Number. Tại hộp text box có tên là Type bạn gõ đè lên giá trị General bằng một giá mới là # ???/???.

Canh đều các dấu thập phân

Trong Word, việc canh đều các số thập phân theo dấu chấm thập phân sẽ được thực hiện thật dễ dàng bằng cách gài Tab Decimal. Trong khi đó, khi bạn gõ một chuỗi các chữ số trong Excel thì chúng luôn được canh phải theo mặc định (Hình 3).

Làm thế nào để vẫn canh đều theo dấu chấm thập phân các chuỗi số thập phân khi Excel không hỗ trợ Tab Decimal cho bạn? Bạn hãy thực hiện thao tác như sau:

- Quét chọn những chọn ô đang có hoặc sẽ được nhập các số thập phân. Bấm phím phải chuột để chọn lệnh Format Cells. Chọn Custom trong mục Category của thẻ Number. Tại hộp text box có tên là Type bạn gõ đè lên giá trị General bằng một giá mới là ???.???. Từ bây giờ, mỗi khi bạn gõ các số thập phân vào những ô đã được định dạng thì chúng luôn được canh đều theo phần nguyên và phần lẻ một cách rõ ràng, dễ phân biệt (Hình 4).