Đừng vì con chuột, lãng phí con voi
Sau khi Chính phủ bắt đầu thử nghiệm phương thức họp không giấy với hệ thống e-Cabinet ngay trong phiên họp chính phủ thường kỳ vào cuối tháng 6, các địa phương, ngành trên cả nước đã tăng tốc chuyển động lộ trình "nói không với văn bản giấy".
TP Đà Nẵng là một trong những nơi đi đầu khi cách đây 2 năm đã bắt đầu "họp không giấy" tại kỳ họp thứ 4 của HĐND TP ngày 5-7-2017. HĐND quận Thanh Khê cũng lần đầu tiên thí điểm phương thức "họp không giấy" trong kỳ họp thứ 8 ngày 27-6 vừa qua.
Tiếp ngay sau Chính phủ, UBND TP HCM ngày 26-6 đã lần đầu tiên "họp không giấy". Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy TP HCM Nguyễn Thiện Nhân sau đó cũng đã yêu cầu trong tháng 9 phải triển khai ứng dụng họp và làm việc không giấy đến tất cả sở, ngành và quận, huyện. Sang năm 2020, TP HCM phải triển khai làm việc không giấy đến tất cả xã, phường.
Sáng 20-9, phiên họp UBND tỉnh Bình Dương đã lần đầu tiên áp dụng hệ thống phòng họp không giấy e-Cabinet. Tất cả đại biểu tham dự phiên họp đều sử dụng máy tính xách tay hoặc máy tính bảng để khai thác tài liệu.
TP HCM đã định lượng được phần nào hiệu quả kinh tế của phương thức số hóa và phòng họp không giấy. 21 tỉ đồng là số tiền UBND TP đã tiết kiệm được trong năm 2018 từ việc bước đầu áp dụng chuyển toàn bộ thư mời hội họp, tài liệu từ giấy sang văn bản số. Phương thức "kỳ họp không giấy" là một bộ phận trong công cuộc chuyển đổi số trên lộ trình thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 mà cả nước đang tăng tốc với sự chỉ đạo quyết liệt từ Chính phủ.
Để phát huy tối ưu hiệu quả của phương thức này, Chính phủ cần có bộ khung chuẩn về trang thiết bị và cách vận hành để vừa không lãng phí, tránh độc quyền vừa bảo đảm có thể tương thích và liên thông trên quy mô cả nước. Bên cạnh những yêu cầu cần phải có như cơ sở hạ tầng, phần mềm ứng dụng, đặc biệt cơ sở dữ liệu dùng chung chính là thiết bị đầu cuối cho các thành viên. Tuy nhiên, điều đáng nói là chọn giải pháp nào để không gây lãng phí ngân sách khi trang bị thiết bị đầu cuối cho các thành viên đủ tiêu chuẩn. Có những địa phương vừa duyệt chi ngân sách hàng tỉ đồng để mua máy tính bảng trang bị cho các cấp lãnh đạo tham gia các cuộc họp. Hàng loạt vấn đề sẽ phát sinh, trong đó đầu tiên là cần có quy chế quản lý và sử dụng các thiết bị đầu cuối. Đầu tư ban đầu quả là không hề nhỏ cho các cấp địa phương với hàng trăm ngàn người "hợp chuẩn". Thực tế, chuyện trang bị thiết bị cho cán bộ các địa phương là cần thiết trong những dự án tin học hóa, số hóa bộ máy hành chính. Tuy nhiên, cần nhìn lại những bài học đó để bảo đảm tính hiệu quả tối ưu, không ảnh hưởng tới công cuộc chuyển đổi số ngay từ những cuộc họp không giấy.