Văn phòng Công chứng Gia Định quản lý theo tiêu chuẩn ISO

Vừa qua Công chứng Gia Định, một trong những Văn phòng công chứng đầu tiên của các tỉnh phía nam, đã được văn phòng chứng nhận chất lượng ( BQC), liên hiệp các hội khoa học kỹ thuật Việt Nam (VUSTA), và diễn đàn công nhận quốc tế (IAF) cấp chứng nhận và công nhận đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ( QLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.

 

Nhanh chóng, kịp thời, minh bạch
 

Đây là thành quả gần một năm phấn đấu của tập thể cán bộ, công nhân viên Văn phòng công chứng Gia Định( VPCC) trong việc xây dựng, áp dụng và vận hành hệ thống, đảm bảo tám nguyên tắc về quản lý chất lượng hiện đại. Do đặc thù trong lĩnh vực hành chính công, trên cơ sở về mối quan hệ giữa các quy trình và khái quát hóa các hoạt động chính yếu của VPCC Gia Định, ứng với mỗi quy trình trong chu trình hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo văn phòng tiến hành hoạch định một hệ thống quản lý chất lượng mang sắc thái riêng của VPCC Gia Định. Hệ thống QLCL được thực hiện thông qua các quá trình chính yếu, hoặc quá trình lớn liên quan, tương tác với nhau theo một trình tự logic. Trình tự và mối tương tác giữa các quá trình này được thể hiện trong mỗi thủ tục, quy trình trong hệ thống. Văn phòng nhấn mạnh vào 3 nguyên tắc đầu tiên: Hướng vào khách hàng; Pháp luật và sự lãnh đạo; Sự tham gia của mọi người.

 

 

Hệ thống QLCL của VPCC Gia Định, được thiết lập nhằm đảm bảo các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp dịch vụ đều được văn bản hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 ( Bao gồm 18 lĩnh vực).

Các lĩnh vực nêu trên đều được kiểm soát chặt chẽ kể từ lúc tiếp nhận Hồ sơ của khách hàng cho đến khi giao kết quả cuối cùng. Quá trình thực hiện đều phải theo đúng các quy định của Pháp luật.

Những nguyên tắc quản lý tạo thành cơ sở và được thể hiện xuyên suốt, uyển chuyển trong hệ thống QLCL của văn phòng, đảm bảo khả năng quản lý các hoạt động cung ứng dịch vụ một cách nhanh chóng, kịp thời, minh bạch.

 

 

Sự vận hành của các quá trình chính yếu trong hệ thống, tương tác với nhau một cách nhuần nhuyễn, nhưng quan trọng nhất là trong điều kiện được kiểm soát chặt chẽ thông qua các tài liệu đã được soạn thảo và vận hành trong hệ thống QLCL.

Bất kỳ một sự thay đổi nào đối với quá trình trong hệ thống, đều được nhận biết và xác định hệ quả (kết quả) của sự thay đổi đó một cách có hệ thống đối với các quá trình còn lại (tác động trực tiếp hoặc gián tiếp) luôn luôn đảm bảo sự thỏa mãn của khách hàng đến công chứng cũng như khách hàng nội bộ.

 

Sự nối tiếp của các quá trình trong hệ thống, đầu ra của quá trình này trở thành đầu vào của quá trình kế tiếp, liên tục và liên tục là một điều kiện để thỏa mãn khách hàng nội bộ. Sự gắn bó của các quá trình đó ngày càng nhuần nhuyễn và hiệu quả thì khách hàng bên ngoài cũng được thỏa mãn thông qua việc đáp ứng yêu cầu của họ.

Ông Trần Quốc Phòng, Trưởng VPCC Gia Định cho biết:. Đến nay, công tác quản lý, quy trình làm việc, biểu mẫu của VP đều được tuân thủ và kiểm soát theo tiêu chuẩn ISO. Tất cả đều hướng đến sự an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch. Nói cách khác là: Hướng tới mục tiêu phục vụ khách hàng, như sứ mạng mà VP đã được nhà nước giao “chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch”.

 

“An toàn pháp lý hôm nay, thịnh vượng của ngày mai” Đó là câu Sologan mà VPCC Gia Định chúng tôi đề ra ngay từ ngày đầu thành lập, với mục tiêu hướng đến phục vụ khách hàng một cách hoàn hảo nhất- ông Trần Quốc Phòng, Trưởng VPCC Gia Định tâm sự, ông cho biết thêm: Chúng tôi nhận thức rõ những khó khăn, khi áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001: 2008 vào hoạt động của VP. Nhưng chúng tôi quyết tâm, nhằm phát huy hiệu quả của công tác quản lý đúng với thực chất của bộ tiêu chuẩn Quốc tế, phù hợp với đặc thù của nghề công chứng. – Tuyệt đối không xây dựng ISO để làm thương hiệu một cách hình thức Góp phần tạo ra sự ổn định xã hội với mục tiêu: “An toàn pháp lý hôm nay, thịnh vượng của ngày mai”.