Những điều cần biết về cấp đổi hộ chiếu qua bưu điện

- Những công dân có HCPT cũ hết trang, hết hạn sử dụng chưa quá 12 tháng, hoặc tuy chưa hết hạn sử dụng nhưng có nhu cầu cấp đổi, nếu không muốn đến công an các tỉnh, thành phố thì có thể đến các BĐ gần nhất để làm thủ tục cấp đổi.

Khi đến BĐ, người cấp đổi cần mang theo 3 ảnh mới chụp (khổ 4 cm x6 cm, mặt nhìn thẳng, để đầu trần, phông nền màu sáng) và HC cũ; đồng thời đề nghị nhân viên BĐ cung cấp 1 "Tờ khai đề nghị gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi HCPT" để khai theo mẫu (không cần có dấu giáp lai ảnh và xác nhận của thủ trưởng cơ quan nơi làm việc hay trưởng công an phường, xã nơi thường trú hoặc tạm trú).

Sau đó, BĐ sẽ ký một hợp đồng dịch vụ với người cấp đổi HC để chuyển toàn bộ hồ sơ này về Cục QLXNC. Người cấp đổi HC phải nộp lệ phí HC 200.000 đồng theo quy định của Bộ Tài chính và tiền cước phí các dịch vụ ký kết với BĐ.

Thời gian cấp đổi hộ chiếu qua BĐ quy định là 12 ngày làm việc đối với trường hợp người cấp đổi ở trung tâm tỉnh, thành phố, thị xã; 15 ngày đối với các trường hợp khác.

Xin lưu ý là việc cấp đổi HC qua BĐ không áp dụng cho các trường hợp: cấp HC lần đầu; đề nghị cấp lại HC đã hết hạn trên 12 tháng, cấp lại HC bị mất, bị rách nát, hư hỏng; người đề nghị bổ sung, sửa đổi nội dung trong HC.

Những trường hợp này vẫn phải trực tiếp nộp hồ sơ tại công an tỉnh, thành phố hoặc Cục QLXNC theo quy định trước đây.

* Phóng viên: Việc vận chuyển qua BĐ có thể xảy ra thất lạc. Trong những trường hợp đó các cơ quan hữu quan sẽ xử lý như thế nào?

- Thượng tá Phạm Ngọc Khoa: Khi làm việc với BĐ, chúng tôi cũng đã tính đến những tình huống này. Trước tiên, phải nói rõ rằng để thực hiện dịch vụ này, ngành BĐ cam kết sẽ mở một dịch vụ chuyển phát đặc biệt "Chuyển phát hồ sơ đề nghị cấp đổi HC", bảo đảm tính an toàn và bảo mật cao.

Mặt khác, cả BĐ và các cơ quan QLXNC đều có những bộ phận riêng để thực hiện dịch vụ này. Vì vậy, sẽ rất khó để xảy ra thất lạc.

Tuy vậy, nếu trường hợp xảy ra thất lạc trong quá trình chuyển hồ sơ đến Cục QLXNC thì BĐ phải có trách nhiệm liên hệ với công dân làm lại hồ sơ và công dân hoàn toàn không tốn khoản chi phí nào nữa.

Trường hợp mất HC trong quá trình chuyển trả công dân, BĐ phải có công văn gửi Cục QLXNC nói rõ việc thất lạc. Cục QLXNC sẽ kiểm tra, xem xét cấp lại HC mới và BĐ phải chịu toàn bộ chi phí này.

* Thưa thượng tá, nếu do thất lạc hồ sơ, HC mà có thể làm chậm trễ việc xuất cảnh của công dân thì Cục QLXNC có biện pháp nào để khắc phục?

- Công dân nên tính toán trước thời gian, công việc của mình để làm thủ tục cấp đổi HC cho phù hợp. Trường hợp do thất lạc hồ sơ, HC nếu làm lại đúng quy trình có thể làm chậm trễ việc xuất cảnh của công dân thì BĐ có công văn nói rõ yêu cầu của công dân, Cục QLXNC sẽ xem xét giải quyết nhanh.

Thực tế hiện nay chúng tôi vẫn giải quyết nhanh cho các trường hợp có lý do chính đáng (nhân đạo, các yêu cầu hợp lý...).

* Để đảm bảo việc cấp đổi HC qua bưu điện, thượng tá có lời khuyên nào cho công dân?

- Ngoài việc kê khai, chuẩn bị hình ảnh theo đúng quy định, những người có số điện thoại liên lạc nên ghi rõ vào tờ khai để chúng tôi có thể liên lạc khi cần thiết.

Trường hợp thắc mắc khác có thể liên lạc qua số điện thoại 04.8260922 (Hà Nội) hoặc 08.9201701 (TPHCM) của Cục QLXNC để được giải đáp.