thủ thuật

Tạo bản sao lưu dự phòng trong công việc

Tin mới

05/01/2004 22:48

Trong công việc, có nhiều khi cần tạo ra một văn bản mới hoặc một bản vẽ mới chúng ta thường mở các văn bản, bản vẽ đã lưu từ trước để chỉnh sửa lại theo kiểu bổn cũ soạn lại. Sau một hồi chỉnh sửa, sáng tạo, cảm thấy hài lòng với tác phẩm mới của mình bạn lưu lại file. Trước câu hỏi nhắc nhở của chương trình, không một chút đắn đo bạn tự tin nhấn ngay vào nút Yes. Và đã quá muộn khi bạn nhận ra rằng cái file cũ ban đầu đã chỉ còn là cái tên mà thôi, còn phần nội dung thì đã bị mất.

Làm thế nào để vẫn an toàn, vẫn giữ nguyên được file gốc mỗi khi cần đem ra chỉnh sửa? Bạn nên tập thói quen: Khi vừa mở bất kỳ một file gốc nào để làm cơ sở sáng tạo cái mới, bạn nên làm ngay động tác vào menu File/Save as để lưu lại với một tên mới. Thế là chúng ta hoàn toàn yên tâm và thoải mái khi chỉnh sửa, sáng tạo thêm từ file gốc này. Tuy vậy, gặp những lúc do căng thẳng trong công việc, chúng ta cũng dễ bỏ qua bước này. Phương án hiệu quả nhất là chúng ta sử dụng ngay tính năng tạo bản lưu dự phòng trong những chương trình có hỗ trợ. Khi đó, nếu có lỡ làm thao tác lưu như trên thì chúng ta cũng vẫn còn giữ được file gốc với cái tên bây giờ là Backup of [tên file}. Cách thực hiện như sau:

Microsoft Word: Chọn menu Tools/Options. Tại khung bên trái của hộp thoại vừa mở ra, chọn thẻ Save và đánh dấu kiểm vào ô Always create backup copy, nhấn nút OK để đóng hộp thoại Options. Bạn chỉ cần thực hiện xác lập này một lần duy nhất.

Microsoft Excel: Khi muốn tạo bản lưu dự phòng cho một file nào đó, ta chọn menu File/Save as để mở hộp thoại Save as. Nhấn chuột vào menu Tools, tránh danh sách liệt kê xổ xuống ta chọn dòng General Options để mở tiếp hộp thoại Save Options. Đánh dấu kiểm vào ô Always create backup, nhấn nút OK. Sau cùng nhấn nút Save. Không giống như trong Microsoft Word, xác lập này chỉ có hiệu lực cho lần lưu hiện tại. Do vậy, trong mỗi lần lưu file, nếu muốn tạo thêm bản sao lưu dự phòng bạn đều phải lặp lại các bước như trên.

CorelDRAW: Chọn menu Tools/Options. Tại khung bên trái của hộp thoại vừa mở ra, nhấn chọn nhánh Workspace/Save. Trong panel bên phải, đánh dấu kiểm vào ô Auto backup every, khung bên cạnh để bạn xác định thời gian CorelDRAW tự động tạo bạn lưu dự phòng. Đánh dấu chọn ở ô Make backup on save, nhấn nút OK để đóng hộp thoại Options.

VĂN AN
Bình luận

Đăng nhập với tài khoản:

Đăng nhập để ý kiến của bạn xuất bản nhanh hơn
 
 

Hoặc nhập thông tin của bạn

Mới nhất Hay nhất