Công chức được tuyển dụng cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Vậy khi đó, công chức phải chuẩn bị những giấy tờ gì và sẽ được bảo quả ra sao?

Hồ sơ được bảo quản theo chế độ tài liệu mật

Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, công tác, hoàn cảnh kinh tế, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội… (theo Điều 4 Thông tư 11/2011/TT-BNV).

Công chức nhận được quyết định trúng tuyển, người được tuyển dụng phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, tài liệu để hoàn thành hồ sơ công chức.

Theo đó, hồ sơ công chức được thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng.

Khoản 3, Điều 8 Thông tư 11 năm 2011 nêu rõ: Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định

Do đó, pháp luật nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức. Đồng thời, chỉ những người được cơ quan, người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức.

Việc kê khai hồ sơ thuộc trách nhiệm của công chức nhưng việc quản lý hồ sơ là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Vì vậy, công chức phải kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp.

Như vậy, có thể khẳng định, hồ sơ công chức là hồ sơ được bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức.

Hiện nay, hồ sơ công chức được bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để việc quản lý, sử dụng và khai thác được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, thuận tiện cho việc quản lý công chức.

Những giấy tờ sau khi được tuyển dụng

Thành phần hồ sơ công chức được nêu chi tiết tại Điều 9 Thông tư 11 nói trên như sau:

Với công chức tuyển dụng lần đầu. Quyển Lý lịch cán bộ, công chức: Đây là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra, xác minh, chứng nhận, phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức đó.

Công chức được tuyển dụng cần chuẩn bị tất cả hồ sơ công chức kể từ khi công chức được tuyển dụng lần đầu và trong quá trình công chức công tác

- Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức: Là tài liệu do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển Lý lịch cán bộ, công chức; gồm tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức đó.

- Tiểu sử tóm tắt: Đây là tài liệu được trích từ Quyển Lý lịch cán bộ, công chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu.

- Giấy khai sinh gốc (bản sao có chứng thực); Giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp; Các giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo của công chức gồm: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ.

- Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

Với công chức đang công tác. Những giấy tờ, tài liệu như khi công chức mới được tuyển dụng.

- Phiếu bổ sung Lý lịch cán bộ, công chức: Do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hằng năm hoặc theo yêu cầu.

- Các quyết định xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật công chức.

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá công chức hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập của cơ quan sử dụng công chức.

- Bản kê khai tài sản (với công chức bắt buộc kê khai tài sản).

- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về các vấn đề liên quan đến công chức và gia đình được phản ánh trong đơn thư.

- Tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm công chức (với công chức được bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý).

Trên đây là tổng hợp tất cả các loại giấy tờ phải có trong hồ sơ công chức kể từ khi công chức được tuyển dụng lần đầu và trong quá trình công chức công tác.