Tổ chức sự kiện: Nghề của sự chuyên nghiệp và tận tâm

Sáng tạo để khác biệt và chuyên nghiệp để xâu chuỗi, vận hành hàng ngàn chi tiết làm nên một sự kiện hoàn hảo.

Tỉ mỉ và cẩn trọng

Thành công của một sự kiện là kết quả của quá trình làm việc nghiêm túc, đoàn kết giữa các bộ phận. Một sơ sót nhỏ trong công tác tổ chức sự kiện có thể ảnh hưởng đến hoạt động của cả chương trình. Chính vì thế, được xem là một mắt xích quan trọng, quá trình set up sự kiện luôn đòi hỏi sự chi tiết, kỹ lưỡng và chuyên nghiệp.

Liên tục cho ra đời những chương trình teambuilding, vận động trường hoành tráng; những buổi hội nghị, gala đầy sắc màu..., đội ngũ nhân sự Beevent đã có những tháng ngày lao động hăng say, bất kể làm việc xuyên đêm hay đội nắng, thấm mưa để set up vận động trường, sân khấu... Sự nhọc nhằn ấy đã làm nên một thương hiệu Beevent tâm huyết với nghề và trân quý khách hàng. Ở những chương trình teambuilding đặc biệt là teambuilding có quy mô lớn, Beevent luôn có cái nhìn tổng thể về địa điểm tổ chức, từ đó điều phối nhân lực trong từng công việc cụ thể, bảo đảm đúng tiến độ và không bỏ sót bất kỳ khâu nào. Việc set up không đơn thuần chỉ là vận chuyển các đạo cụ đến địa điểm tổ chức là có thể bắt đầu ngay vào trò chơi. Đội ngũ Beevent còn phải bắt tay vào từng phần việc như kiểm tra không gian, bày trí đạo cụ, bảo đảm các yếu tố an toàn cho khách tham gia...

Riêng các chương trình teambuilding có sử dụng nhà hơi, công tác set up tưởng chừng như đơn giản nhưng thực chất lại là cả một quá trình làm việc liên tục trong suốt 2 ngày của hơn 10 thành viên: “vật lộn” với nhà hơi từ công đoạn vận chuyển, thổi căng hơi cho đến việc bảo đảm an toàn điện, đặc biệt là khi tổ chức ở khu vực bãi biển. Những chương trình teambuilding diễn ra đúng tiến độ; không gian tổ chức đẹp; các trò chơi được bố trí có trình tự, gọn gàng, không chồng lắp... đã giúp Beevent tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.

“Chạy đua” với thời gian

Tổ chức sự kiện được ví là công việc “chạy đua” với thời gian. Việc chuẩn bị không chỉ gói gọn trong 1-2 giờ mà là cả một quá trình dài với sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý của cả đội ngũ. Ở các chương trình gala - hội nghị - khen thưởng của Beevent, mỗi chi tiết trong hạng mục trang trí, bối cảnh dàn dựng... đều tạo nên những dấu ấn khác biệt cho sự kiện. Để cuốn hút khách hàng ngay từ “cái nhìn đầu tiên”, đội ngũ Beevent luôn tỉ mỉ, cẩn trọng trong từng phần việc: lắp đặt sân khấu, hệ thống ánh sáng, hiệu ứng pháo hoa; kiểm tra nguồn điện nước, tuân thủ các nguyên tắc an toàn... Thậm chí với các lễ vinh danh chia làm nhiều đợt, trải dài qua nhiều tỉnh, thành có số lượng lớn cúp trao thưởng và bằng khen, ngoài việc tính toán để vận chuyển đúng tiến độ, không gây hư hỏng, Beevent còn dành thời gian kiểm tra thông tin trên từng chiếc cúp, bằng khen để tránh sai sót xảy ra.

Một sự kiện diễn ra trong nước đã đòi hỏi sự chuẩn bị dày công thì với những sự kiện tổ chức ở nước ngoài lại càng nhiều thách thức: đóng gói kiện hàng sao cho không bị hư hỏng; vận chuyển, quản lý, kiểm tra vật dụng để bảo đảm không thiếu sót; chạy đua về mặt thời gian, theo sát tiến độ chương trình để xử lý kịp thời các tình huống... Và cuối cùng, khi công tác set up gần như đã hoàn thiện, đôi khi, nhà tổ chức lại phải đương đầu với một số phát sinh vào giờ chót như sự thay đổi của thời tiết, lỗi kỹ thuật, chỉnh sửa kịch bản hay những yêu cầu từ phía khách hàng.

Với kinh nghiệm, bản lĩnh của mình, đội ngũ Beevent luôn sẵn sàng lao vào những cuộc đua mới, đem đến những trải nghiệm “chất” cho khách hàng Ảnh: BEEVENT

Càng làm sự kiện lâu năm, càng được khách hàng tin tưởng, Beevent càng cẩn trọng hơn trong mọi tình huống và đầu tư kỹ lưỡng về nguồn lực lẫn chuyên môn. Với kinh nghiệm, bản lĩnh của mình, đội ngũ Beevent luôn sẵn sàng lao vào những cuộc đua mới, đem đến những trải nghiệm “chất” cho khách hàng.