Theo Sở GD-ĐT TP, việc sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý dạy học mà vẫn bảo đảm yêu cầu của công tác lưu trữ; hồ sơ điện tử cũng có giá trị như hồ sơ giấy. Sở này cũng quy định trong các trường tiểu học, việc sử dụng hồ sơ điện tử là khuyến khích, không bắt buộc, tùy theo nguyện vọng của GV và nhà trường. Sở GD-ĐT TP cũng hướng dẫn hồ sơ sổ sách điện tử được tạo ra bằng các ứng dụng văn phòng thông dụng, được lưu trữ thuận tiện bằng nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng yêu cầu tra cứu, chia sẻ, kiểm tra nhanh vào mọi thời điểm… Hồ sơ sổ sách điện tử được xây dựng theo đúng mẫu của hồ sơ giấy, khi cần thiết có thể in ra và đóng tập như hồ sơ giấy. Đặc biệt của việc sử dụng hồ sơ điện tử là GV có thể chuẩn bị kế hoạch mỗi bài dạy, ghi chép nội dung sinh hoạt, hoạt động, thực hiện các loại hồ sơ sổ sách khác bằng các phương tiện công nghệ, sau đó lưu trữ dạng sổ, không phải in ra giấy. Đối với kế hoạch bài dạy, cuối mỗi bài dạy cần có mục "Rút kinh nghiệm" để cập nhật các nội dung cần thiết sau tiết dạy.

Theo nhiều GV tiểu học, việc khuyến khích sử dụng hồ sơ điện tử là tin vui cho nhiều GV, bởi sẽ giảm bớt khối lượng công việc nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả, trong khi đó đỡ tốn công sức, tiết kiệm thời gian cho GV và giảm chi phí khi phải sử dụng sổ sách bằng giấy. Theo GV một trường tiểu học tại quận 1, trước đây có những loại sổ bắt buộc GV vẫn phải sử dụng hình thức bằng giấy, viết tay gồm: sổ hội họp, sổ chủ nhiệm, sổ dự giờ. Một số trường còn yêu cầu GV nhận xét học bạ bằng hình thức viết tay nên rất tốn thời gian và công sức. "Trong khi đó, hầu như trường nào cũng đã dùng sổ liên lạc điện tử, GV dựa trên hồ sơ học sinh và nhận xét rồi lưu vào nhưng một số trường lại không chấp nhận, yêu cầu nhận xét bằng viết tay truyền thống. Như vậy rất vất vả cho GV" - vị GV này cho biết.

Theo thầy Vũ Hoàng Sơn, GV Trường Tiểu học Bình Hòa (quận Bình Thạnh), việc sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử ngoài giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, công sức cho GV còn giúp GV có thể cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung nội dung từng bài giảng bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác nguồn tài nguyên học tập trên mạng.

Tuy nhiên, theo đại diện nhiều trường tiểu học, cũng còn không ít băn khoăn khi triển khai, khuyến khích GV dùng hồ sơ, sổ sách điện tử, nhất là khi chỉ là khuyến khích chứ không bắt buộc. Hiệu trưởng một trường tiểu học tại quận 3 cho rằng nhiều GV, nhất là những GV lớn tuổi, lâu nay đã quen với cách dạy và thực hiện hồ sơ theo kiểu truyền thống, để thay đổi thói quen đó không hề dễ dàng; một số GV hiện nay còn không biết sử dụng email và các ứng dụng mạng xã hội để trao đổi công việc được thuận tiện, nhanh chóng.

Theo ông Nguyễn Ngọc Long, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Kết Đoàn (quận 1), hơn một tháng nay, nhà trường bắt đầu thử nghiệm dùng hình thức sổ điện tử để thiết kế kế hoạch giảng dạy. Lúc đầu, một số GV cũng không hào hứng lắm nhưng sau đó thấy hợp lý nên nhiệt tình ủng hộ.

Theo quy định của Sở GD-ĐT TP HCM, hiệu trưởng mỗi trường phân công cán bộ phụ trách email công vụ của trường, phân công cán bộ nhận xét định kỳ kế hoạch bài dạy của GV. Cán bộ phụ trách email chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính bảo mật và toàn vẹn của hộp thư.

Đặng Trinh