Những điều tưởng như không thể này đã được thực hiện tại Sở Khoa học và Công nghệ (KH-CN) Đồng Nai chỉ với một chiếc máy tính nối mạng Internet hoặc mạng cục bộ (LAN). 17 giờ ngày 24-4, thời gian mà những công chức bình thường đã chuẩn bị rời công sở, anh Nguyễn Thanh Chương, nhân viên Sở KH-CN Đồng Nai, đang ở nhà mình tại xã Bình Lộc vẫn tập hợp những thông tin nhận được trong ngày, đăng nhập để chuyển về sở qua Internet. Báo cáo của anh cũng như các văn bản, tài liệu của những nhân viên khác khi kết nối vào mạng của sở, cơ quan quản lý sẽ lập tức nhận được và... nắm bắt chính xác thời gian báo cáo được gửi đến. Ở đâu cũng là... cơ quan Năm 2003, Sở KH-CN Đồng Nai áp dụng chương trình “Văn phòng điện tử”. Bắt đầu từ đó, những báo cáo công việc, quản lý điều hành, trao đổi thông tin, quan hệ với khách hàng, quan hệ với các đơn vị chức năng... đều được khuyến khích thực hiện trên mạng. Hai năm sau, khi đã thành thục cách giải quyết công việc theo hướng của một văn phòng điện tử, công việc ở Sở KH-CN Đồng Nai bắt đầu chuyển sang bước... di động. Anh Chương cũng như các nhân viên ở đây cho biết, hiện nay công việc của anh được giải quyết không bó hẹp về không gian và thời gian như trước đây. Anh có thể ngồi ở nhà và soạn thảo các văn bản, nếu cần xin ý kiến lãnh đạo chỉ cần kết nối vào mạng nội bộ thì sẽ được duyệt theo đúng quy định của cơ quan.

“Ở đâu cũng là... cơ quan, miễn là ở đó có Internet”- TS Phạm Văn Sáng, Giám đốc Sở KH-CN Đồng Nai, chủ nhiệm đề tài “Hệ thống văn phòng di động M-office”, nói. Chỉ bằng một phần mềm, tích hợp các chức năng hỗ trợ công việc văn phòng như: giải quyết công việc trên mạng, quản lý và luân chuyển hồ sơ, quản lý tác nghiệp, ký điện tử, đóng dấu điện tử... và xây dựng mạng LAN không dây trên diện rộng, ứng dụng mạng riêng ảo, cán bộ, nhân viên của Sở KH-CN Đồng Nai có thể làm việc bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào mà không yêu cầu phải có mặt tại cơ quan.

Chi phí lắp đặt, chuyển giao và bảo hành chương trình này giá khoảng 150 triệu đồng. Tuy nhiên, giá cả này còn tùy thuộc vào yêu cầu của đơn vị chuyển giao. TS Phạm Văn Sáng lưu ý, con người vẫn là yếu tố quan trọng nhất của văn phòng di động. Vì thế để mô hình văn phòng thành công, cần phải chú ý trước nhất đến nhân lực và phải bắt đầu từ nhân lực.

Không giấy tờ vẫn kiểm soát được nhân viên

TS Phạm Văn Sáng cho biết, văn phòng di động tiết kiệm được giấy mực, đỡ công in ấn, nhân bản tài liệu và rút ngắn thời gian xử lý công việc, nâng cao hiệu quả công tác. Chẳng hạn, sau khi có công văn được gửi đến, bộ phận văn thư sẽ quét (scan) văn bản vào máy, ghi ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc, tạo luồng xử lý đến những bộ phận, cá nhân để thực hiện và phản hồi qua mạng. Vì vậy, ban giám đốc tuy không mất thời gian đến từng bộ phận nhưng vẫn biết được tiến độ xử lý công việc đến giai đoạn nào. Đối với những văn bản gửi đi cũng vậy, sẽ được chuyển đến từng bộ phận liên quan, lưu trữ trên mạng mà không mất công lưu trữ và tốn giấy, mực in. Chính tiện ích của văn phòng di động này, Sở KH-CN Đồng Nai từ năm 2004 đến nay đã tiết kiệm được hàng chục tỉ đồng tiền giấy mực, tài liệu lưu trữ. Ông Võ Hoàng Khai, quyền Giám đốc Trung tâm Phát triển Phần mềm, Sở KH-CN Đồng Nai, cho biết: “Nếu nhân viên, giám đốc hay bất cứ người nào khác thực hiện công việc chậm trễ, ách tắc, chương trình sẽ nhắc nhở. Nếu thực hiện đúng kỳ hạn của công việc, file lưu trữ công việc sẽ có màu xanh, ngược lại sẽ có màu xám”. Đây cũng là cách đánh giá hiệu quả công việc của từng người!

Đơn đặt hàng và những giải thưởng

“Hệ thống văn phòng di động M-office” do TS Phạm Văn Sáng làm chủ nhiệm vừa nhận được giải thưởng Vifotec năm 2006 do Quỹ Hỗ trợ sáng tạo kỹ thuật Việt Nam trao tặng. Sản phẩm này nằm trong hệ thống 4 sản phẩm của Sở KH - CN Đồng Nai, gồm: văn phòng mạng (N-office), văn phòng điện tử (E-office), văn phòng di động (M-office) và văn phòng thông minh (I-office). Trước đó, năm 2005, giải thưởng Sao Khuê cũng đã trao cho Sở KH - CN Đồng Nai về sản phẩm văn phòng điện tử. Theo ông Sáng, Sở KH – CN Đồng Nai đang chuẩn bị cho bước tiếp theo là thực hiện “văn phòng thông minh”, để đơn giản hóa các thủ tục hành chính hơn nữa. “Văn phòng thông minh” sẽ thay “một cửa một dấu” bằng 3 không: không cửa, không dấu và không cần phải đến”- ông Sáng tiết lộ.

Hiện nay, hệ thống văn phòng di động đã được Sở KH - CN Đồng Nai chuyển giao công nghệ cho khoảng 30 đơn vị trong cả nước. Đó là các đơn vị: Sở KH - CN Bà Rịa- Vũng Tàu, Bình Thuận, Thừa Thiên- Huế, Hải Phòng; Ban Cơ yếu Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương...

Bài và ảnh: Mỹ Dung