Hồ sơ trễ hẹn, phải xin lỗi dân

Giải quyết thủ tục, hồ sơ hành chính cho người dân bị chậm, lãnh đạo đơn vị phải có thư xin lỗi. Trong ảnh: Người dân đến làm thủ tục hành chính tại UBND quận 1. Ảnh: Tấn Thạnh

Chủ tịch quận ký thư xin lỗi

Theo UBND quận 1, việc  xin lỗi dân bằng văn bản đã được quận triển khai từ năm 2008. Trong đó, trưởng các phòng ban liên quan  là người trực tiếp ký văn bản xin lỗi gửi đến người dân nếu để hồ sơ hành chính trễ hẹn và lỗi trễ hẹn thuộc về cơ quan Nhà nước. Theo quy định của UBND quận 1, trong văn bản xin lỗi phải nêu rõ tình trạng thụ lý, lý do trễ hẹn và quan trọng là hẹn ngày trả kết quả cụ thể.  Ông Trần Vĩnh Tuyến, Chủ tịch UBND quận 1, cho biết hơn 2 năm triển khai chủ trương này, dù số thư xin lỗi gửi đến người dân không nhiều nhưng số lượng cũng không giảm. Tìm cách để thư xin lỗi ban hành một cách ít nhất, đồng thời tăng cường hơn nữa việc quản lý đối với hồ sơ trễ hẹn, từ tháng 10-2011, Chủ tịch UBND quận 1 đã trực tiếp ký thư xin lỗi dân nếu hồ sơ trễ hẹn. Theo Văn phòng UBND quận 1, trong 2 tháng đầu tiên, chủ tịch UBND quận đã ký 16 thư xin lỗi trên tổng số 7.593 hồ sơ tiếp nhận (tỉ lệ 0,21%). Từ đầu năm 2012 đến nay, số thư xin lỗi mà chủ tịch quận ký chỉ có một thư duy nhất.

Ông Tuyến lý giải: “Trước khi tôi ký thư xin lỗi, các phòng ban liên quan đến hồ sơ hành chính trễ hẹn phải giải trình rõ nguyên nhân trễ do đâu, chủ quan hay khách quan. Từ lỗi này, lãnh đạo quận sẽ nhắc nhở, thậm chí kiểm điểm lãnh đạo phòng ban hay cán bộ thụ lý để hồ sơ trễ hẹn, gây phiền hà cho người dân. Mấu chốt vấn đề là lãnh đạo quận kiểm soát được hiệu quả làm việc của từng phòng ban”.

Ba lần trễ hẹn, bị chuyển công tác

Triển khai chỉ đạo của Phó Chủ tịch UBND TP Lê Minh Trí về thực hiện ban hành thư xin lỗi dân nếu để hồ sơ hành chính trễ hẹn, ông Đỗ Phi Hùng, Phó Giám đốc Sở Xây dựng, cho biết giữa tháng 8, sở đã có thông báo hướng dẫn cách giải quyết đối với các hồ sơ trễ hẹn mà nguyên nhân thuộc về lỗi cơ quan Nhà nước. Theo đó, trưởng các phòng ban, tổ trưởng tổ cấp chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng và tổ trưởng tổ chuyên viên phải báo cáo với phó giám đốc phụ trách khối, thực hiện hình thức xin lỗi đối với tổ chức, công dân có liên quan đến thủ tục hành chính do đơn vị mình giải quyết. Tại Sở Xây dựng, người ký thư xin lỗi là các phó giám đốc tùy theo loại thủ tục hành chính mà lãnh đạo đó phụ trách. “Để hồ sơ hành chính trễ hẹn là trách nhiệm không chỉ của các phòng ban mà cả cấp lãnh đạo. Tuy nhiên, cần  đánh giá cụ thể nguyên nhân để biết lỗi và trách nhiệm các trưởng phòng ban đến đâu, kịp thời chấn chỉnh. Do đó, hình thức thư ban hành  xin lỗi là điều cần thiết mà các cơ quan hành chính phải thực hiện! ” - ông Hùng nói.