Kể chuyện chuyển đổi số

Để làm gì? Làm những gì? Làm như thế nào? Đây là 3 câu hỏi lớn mà mọi cơ quan báo chí khi thực hiện chuyển đổi số phải tìm được câu trả lời. Trước khi ra đáp án cho 3 câu hỏi đó thì phải có lời giải cho một bài toán đơn giản nhất: Bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu từ sự thay đổi nhận thức của từng người trong bộ máy. Họ phải biết chuyển đổi số quan trọng ra sao, ảnh hưởng tới quyền lợi của mình thế nào thì họ mới quan tâm. Nếu bản thân họ không tự chuyển biến thì cơ quan phải kéo họ vào cuộc.

Một ví dụ của chuyện này từ 18 năm trước, khi tôi vào Báo Người Lao Động được vài năm. Lúc đó, còn khoảng 1/3 nhà báo (hầu hết đã lớn tuổi) viết tin, bài trên giấy kẻ ngang do cơ quan cấp. Đa số chữ viết khó đọc, làm khổ anh chị em nhập liệu và các khâu khác của Tòa soạn. Ban Biên tập ban lệnh sau 3 tháng tới sẽ chấm dứt nhận bài viết tay, chỉ nhận bản đã đánh máy, có đường dẫn lưu file. Thế là nhiều anh chị bỏ thời gian ra học gõ vi tính. Đa số dần dà gõ được, biết lưu file, gửi email. Song cũng không ít người học mãi chẳng thành, đến hạn quy định đành "năn nỉ" các em trẻ làm giúp. Mà đâu thể nhờ quanh năm, nên phải học tiếp, nếu không thì chẳng có tin, bài nào được đăng. Nhờ vậy mà nhiều người "biết vi tính" - có thể xem là kỳ tích - vì trước đó, đối với họ, chuyện này là không tưởng! Còn cơ quan thì tiết kiệm được khoản tiền mua giấy không nhỏ.

Sự thay đổi đó dù là bước nhỏ, mới chỉ số hóa (digitalization) thôi nhưng chính là những viên gạch đầu tiên của chuyển đổi số. Bài học rút ra: Để tiến lên một bước trong khi phải cần đến số đông cùng hòa nhịp thì chiến thuật tối ưu chính là "đánh" vào quyền lợi thiết thân của họ.

Một bước ngoặt khác, là tòa soạn không giấy (paperless newsroom). Đến năm 2013, tương tự nhiều đồng nghiệp khác, Báo Người Lao Động vẫn duy trì quy trình xuất bản báo in 10 bước cầu kỳ. Bản thảo phóng viên, cộng tác viên (in ra giấy)  morasse  biên tập  sửa vi tính bản thảo  dựng trang  in trang  thư ký tòa soạn duyệt  biên tập kỹ thuật (song song với thư ký tòa soạn)  trực ban biên tập duyệt  tỉnh táo. Xong 10 bước này thì họa sĩ mới hoàn thiện trang và truyền file qua nhà in (nhiều năm trước đó, nhân viên kỹ thuật còn phải ôm bản support chạy tới nhà in lúc nửa đêm!). Mất thời gian, tốn giấy, sai sót nhiều, phí sức… là những mặt trái kéo dài nhiều năm, ai cũng thấy mà không muốn hoặc không dám cải tiến. Tòa soạn tham mưu Ban Biên tập và được đồng ý rút ngắn. Chúng tôi liền mạnh dạn xây dựng quy trình 5 bước, quan trọng nhất là phải ứng dụng tin học hóa triệt để. Tìm mua bản quyền InCopy của Adobe, mời "thầy" đến tập huấn. Với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm, chỉ sau khoảng 2 tuần vừa làm vừa điều chỉnh, quy trình "tòa soạn không giấy" chạy trơn tru (cho đến nay), chỉ còn bông cuối là phải in ra để dò "tỉnh táo". Nhờ vậy, thời gian rút ngắn nhiều, sức lao động được giải phóng, độ chính xác vẫn bảo đảm.

Đây thực sự là cuộc cách mạng số hóa rõ nét, bởi đã phá vỡ thành trì bảo thủ "10 bước quy trình" tồn tại suốt mấy chục năm trước đó!

Cả hai chuyện kể trên đều dẫn đến một cái đích chung là giảm giấy tờ, tức là bớt lao động thủ công, tin học hóa mạnh mẽ để nâng hiệu suất làm việc và tăng hiệu quả kinh tế. Đó cũng là mục tiêu xuyên suốt của chuyển đổi số.

Còn nhiều lắm những việc chúng tôi đã, đang thực hiện chuyển đổi số mà chưa thể kể hết trong khuôn khổ một bài báo ngắn, nhiệm vụ tối thượng là để phục vụ bạn đọc tốt nhất. Hãy mở trang Người Lao Động bản in hoặc bản điện tử mỗi ngày, quý vị sẽ nhận ra những nỗ lực đó!