TP HCM triển khai 2 ứng dụng thông minh

Sáng 25-6, UBND TP HCM đã tổ chức hội nghị công bố triển khai "Phòng họp không giấy" và "Ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh". Đến dự có Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy TP HCM Nguyễn Thiện Nhân.

Việc sẽ "chạy" hơn với "thư ký ảo"

Chủ tịch UBND TP HCM Nguyễn Thành Phong cho biết thời gian vừa qua, Chính phủ đã ban hành, chỉ đạo quyết liệt để đẩy nhanh việc thực hiện chính quyền điện tử. Hưởng ứng tích cực chỉ đạo của Chính phủ, UBND TP đã chính thức triển khai "Phòng họp không giấy" và "Ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh".

Ông Trần Mạnh Hùng, Chủ tịch Hội đồng thành viên Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), cho biết 2 sản phẩm trên do VNPT nghiên cứu, phát triển. Theo VNPT, với phòng họp không giấy sẽ đổi mới phương thức làm việc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành của UBND TP; các cuộc họp của UBND TP sắp tới đây sẽ là các cuộc họp không giấy tờ.

Cụ thể, trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các câu hỏi, ý kiến của đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy TP HCM Nguyễn Thiện Nhân và Chủ tịch UBND TP Nguyễn Thành Phong (thứ tư và thứ ba từ phải sang) tại hội nghị triển khai

Còn trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và thời gian thao tác tính bằng giây. Bên cạnh đó, còn có các tiện ích điều hành cuộc họp như sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile… Sau khi họp xong, các kết quả biểu quyết, ý kiến, chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất thông qua mạng.

Với mô hình "Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh", đại diện VNPT cho hay sẽ nâng cao hiệu quả quản lý và đôn đốc công việc các cấp. Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một "thư ký ảo" giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác.

Qua đó, các cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động tăng lên nhiều lần so với trước.

Giải pháp điều hành hiệu quả

Chủ tịch UBND TP Nguyễn Thành Phong đánh giá việc thiết lập "Phòng họp không giấy" và "Ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" là giải pháp thiết thực, hữu hiệu phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo TP; công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận, huyện. "Sử dụng 2 sản phẩm này sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc của UBND TP" - ông Nguyễn Thành Phong nhận xét.

Chủ tịch UBND TP cũng cho hay sẽ có lộ trình triển khai từ ít giấy sang không giấy. Vì vậy, hiện Văn phòng UBND TP phối hợp với các đơn vị liên quan tiếp tục tham mưu lộ trình hợp lý để đưa "Phòng họp không giấy" và "Ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" vào vận hành để đạt hiệu quả cao nhất. "Bước đầu sẽ triển khai cho lãnh đạo UBND TP, ủy viên UBND TP, người đứng đầu các đơn vị, sở, ngành trực thuộc UBND TP và chủ tịch UBND 24 quận, huyện" - ông Nguyễn Thành Phong thông tin.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, Bí thư Thành ủy TP HCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng việc triển khai 2 ứng dụng trên là việc làm thiết thực của chính quyền TP nhằm phục vụ cải cách hành chính. Hai năm nay, TP đề ra phương châm lấy sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp làm thước đo hiệu quả công việc. Do đó, ứng dụng này sẽ giúp cho cán bộ chính quyền phục vụ dân tốt hơn mà cán bộ ít mệt hơn.

Ông Nguyễn Thiện Nhân kể 3 tháng trước, trên bàn làm việc của các phó chủ tịch UBND TP đều có chồng hồ sơ cao, khi tìm các văn bản giấy tờ phải tốn công và nhất là không kiểm soát được thời gian giải quyết hồ sơ. Khi muốn tìm một hồ sơ gì cũng rất khó khăn. Với ứng dụng này, lãnh đạo vẫn làm được việc nhưng sẽ tốn ít thời gian, công sức hơn và cũng đỡ khổ hơn. "Như vậy, ngoài việc giảm 30% lượng giấy tờ, 40% chi phí cho các cuộc họp, ứng dụng còn giúp tiết kiệm thời gian cho công việc" - Bí thư Nguyễn Thiện Nhân phân tích.

Từ đó, Bí thư Thành ủy TP chỉ đạo đến tháng 9-2019 phải triển khai ứng dụng này đến 31 sở, ngành và 24 quận, huyện. Hết năm 2019 là tiến hành sơ kết cấp TP. Đến tháng 6 năm sau khi quận, huyện bắt đầu đại hội thì toàn TP là văn phòng ít giấy, tiến tới không giấy. Văn phòng Thành ủy TP cũng sẽ làm, hệ thống cấp ủy cũng sẽ triển khai đồng bộ như hệ thống chính quyền.