Văn hóa email

Dù vậy, trong giao tiếp qua email, có những vấn đề các bạn nên lưu ý bởi hiện vẫn còn nhiều người xem nhẹ, thậm chí vi phạm những nguyên tắc xã giao thông thường khiến người nhận hoặc gửi email rất phiền lòng.

- Đối với người gởi email: Tốt nhất là nên ghi đầy đủ chủ đề hoặc vấn đề mà nội dung thư muốn nêu một cách ngắn gọn, súc tích. Nếu thư có file đính kèm thì bên dưới, nơi dành để viết thư, nên ghi rõ mục đích, yêu cầu của việc gởi thư và mong muốn của mình. Trong trường hợp bạn reply thư thì nên xóa phần nội dung của thư cũ. Nếu vấn đề phải giải quyết gấp mà người nhận lúc ấy có thể không vào mạng internet và check mail, bạn có thể gởi tin nhắn thông báo qua điện thoại hoặc gọi điện để báo cho người nhận check mail.

- Đối với người nhận email: Phép lịch sự tối thiểu là phải trả lời để đối tác biết thư họ gởi đã đến nơi. Đây là một việc nhỏ nhưng lại quan trọng vì qua đó, đối tác có thể đánh giá phương pháp làm việc của bạn có chuyên nghiệp hay không, bạn có tôn trọng họ không? Tuyệt đối không nên bỏ qua việc này dù đó là thư trao đổi công việc hoặc thăm hỏi bình thường. Mỗi ngày bạn nên dành một khoảng thời gian trước hoặc sau giờ làm việc để nhận và trả lời email. Nếu quá bận, bạn có thể cài chế độ trả lời tự động nhưng sau đó, khi có thời gian nên trả lời cụ thể.