Nhận, trả hồ sơ BHXH qua bưu điện

Phóng viên: Vì sao BHXH TP lại triển khai việc nhận, trả kết quả qua đường bưu điện trong thời điểm này, thưa ông?

- Ông Cao Văn Sang, Giám đốc BHXH TP HCM: Thực hiện chủ trương cắt giảm thủ tục hành chính, giảm tối đa thời gian giao dịch của các đơn vị sử dụng lao động với cơ quan BHXH theo quyết định của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, BHXH TP HCM tổ chức nhận hồ sơ và trả kết quả cho các đơn vị tham gia BHXH thông qua dịch vụ chuyển phát của bưu điện. Chi phí sẽ do BHXH TP trả.

Ông Cao Văn Sang, Giám đốc BHXH TP HCM

Để nhận tiện ích này, đơn vị sử dụng lao động phải làm gì?

- Đơn vị phân theo từng loại hồ sơ cần nộp, mỗi loại kèm phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu hiện hành; thống kê đúng, đủ những loại giấy tờ kèm theo như đã ghi trên phiếu và ký ghi rõ họ tên người nộp hồ sơ để xác nhận đã chuyển những giấy tờ, biểu mẫu kèm theo... Tất cả bỏ chung vào một bao bì đóng dấu niêm phong. Lưu ý ghi rõ địa chỉ để khi hoàn trả kết quả chuyển về đúng địa chỉ của đơn vị. Tiếp theo, điện thoại cho nhân viên bưu điện (theo số điện thoại đã thông báo trên từng địa bàn quận/huyện). Nhân viên bưu điện sẽ đến nhận hồ sơ chuyển cho cơ quan BHXH nơi đơn vị đã đăng ký tham gia BHXH.

Thay vì đi nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả trực tiếp, khi thông qua bưu điện có làm mất thêm thời gian của đơn vị không, thưa ông?

- Chỉ mất thêm một ngày để bưu điện chuyển phát đến cơ quan BHXH (và tương tự khi BHXH trả kết quả). Khi giao nhận có ký nhận nên không sợ thất lạc.

Những trường hợp cần gấp như: mất hoặc hư hỏng thẻ BHYT xin cấp lại thì có thực hiện nộp hồ sơ qua đường bưu điện?

- Những trường hợp này, người lao động phải tự đi nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH. Vì khi cấp lại thẻ do mất hoặc hư hỏng, người làm mất (hoặc hư) thẻ phải nộp lệ phí và ký nhận trực tiếp vào hóa đơn, chứng từ thu của cơ quan BHXH nên không thể thực hiện qua bưu điện.

Để hồ sơ được giải quyết nhanh, ông có lưu ý gì với các đơn vị?

- Như đã nói ở phần trên, để hồ sơ được giải quyết kịp thời và nhận kết quả đúng thời gian, đơn vị sử dụng lao động cần lưu ý: Hồ sơ nộp đúng, đủ (theo mẫu phiếu giao nhận) để không phải trả lại. Lập phiếu giao nhận hồ sơ đúng, chính xác và đầy đủ như khi nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. Gom nhiều loại hồ sơ nộp chung một lần để tiết kiệm chi phí thuê bưu điện. Nếu có thể nên gửi email dữ liệu (hồ sơ mã vạch) trước để bảo đảm thống nhất với cơ quan BHXH.

BHXH TP dự định sẽ thực hiện thêm những giải pháp gì để rút ngắn thời gian giao dịch của đơn vị sử dụng lao động?

- Trong toàn hệ thống BHXH TP đang thực hiện giao dịch điện tử: kê khai, nộp hồ sơ qua mạng. Hiện nay, hầu hết các phường, xã đã thực hiện thành công giao dịch điện tử khi đăng ký cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi; đồng thời rất nhiều đơn vị đã thực hiện đăng ký tham gia BHXH qua mạng (chiếm trên 60%). Các đơn vị sử dụng lao động được duyệt hồ sơ qua mạng và cơ quan BHXH gửi email về đơn vị trước khi nộp hồ sơ, bảo đảm hồ sơ không phải nộp đi nộp lại nhiều lần. Tiếp theo, chúng tôi sẽ đẩy mạnh việc nhận hồ sơ điện tử khi chữ ký số được các cơ quan chức năng công nhận về tính pháp lý. Làm được điều này sẽ là giải pháp tối ưu cho việc rút ngắn thời gian và tiết kiệm kinh phí cho các đơn vị sử dụng lao động khi tham gia và giải quyết chế độ BHXH, BHYT.