Đổi mới hệ thống quản trị

Có thể nói tái cấu trúc là việc phải làm đối với mỗi doanh nghiệp (DN) sau từng chu kỳ hoạt động để làm tăng hiệu quả quản lý và năng lực cạnh tranh. Trong đó, công nghệ thông tin (CNTT) được sử dụng như công cụ hiệu quả trong quá trình thực hiện tái cấu trúc.

Khi nào tái cấu trúc?

Nhiều ý kiến cho rằng tái cấu trúc là việc ít khi xảy ra, chỉ khi nào đứng trước những thách thức thực sự buộc phải thay đổi thì mới cần thực hiện tái cấu trúc. Tuy nhiên, theo ông Nguyễn Tuấn Hoa, chuyên viên tư vấn CNTT, với xu thế kinh doanh trong môi trường cạnh tranh hiện nay thì quá trình này diễn ra thường xuyên vì tái cấu trúc DN để phát huy tốt nhất các nguồn lực nhằm thực hiện hiệu quả chiến lược kinh doanh. Hoạt động kinh doanh của DN phụ thuộc vào năng lực xử lý thông tin và khả năng ứng dụng CNTT.

“Thực tế cho thấy bất cứ hệ thống quản trị DN nào có thể rất tốt trong một giai đoạn nhưng có thể gặp những khó khăn mới do sự vận động và biến đổi của môi trường kinh doanh, chuyển dịch thị trường. Mặt khác, sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, đặc biệt là CNTT, giúp DN có những công cụ và giải pháp để cải tiến quá trình vận hành. Trên cơ sở đó, một chu kỳ thay đổi quản trị (tái cấu trúc) lại phải được đặt ra đối với DN” - ông Phí Anh Tuấn, Phó Chủ tịch Hội Tin học TP HCM, cho biết.

Tầm nhìn giám đốc điều hành quyết định sự thành bại của tái cấu trúc Ảnh: HOÀNG MIÊN

Điều hành theo quy trình

Theo ông Phí Anh Tuấn, nếu trước đây DN có nguồn lực tài chính mạnh sẽ tạo chỗ đứng trên thị trường thì hiện nay, nguồn lực có giá trị nhất là thông tin và công nghệ. Một hệ thống thông tin tốt có thể mang lại những giá trị sau quá trình DN thực hiện tái cấu trúc. Khi áp dụng CNTT đòi hỏi DN phải chuyển từ điều hành tùy tiện sang điều hành theo quy trình. DN phải xác định rõ các quy trình kinh doanh để phân công công việc rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hằng ngày của công ty.

 Theo phương thức quản lý thủ công truyền thống, các cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau để có số liệu và có thể có nhiều số liệu khác nhau (tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có con số khác…). Điều này dẫn đến những quyết định thiếu chuẩn xác, gây thiệt hại cho DN. Ứng dụng các giải pháp công nghệ, thông tin dữ liệu được tổ chức thành hệ thống; mỗi phòng ban, nhân viên đều sử dụng, khai thác và chia sẻ trực tuyến, tập trung giúp tránh chồng chéo, thừa thông tin.

Một trong những vấn đề được các DN quan tâm là làm sao theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu vốn lưu động và giúp tăng hiệu quả kinh doanh. Các tính toán lượng hóa cho thấy hiệu quả của DN khi điều hành tốt giảm vòng quay ngày tồn kho cho hàng hóa vật tư, thiết bị phụ tùng. Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, DN ứng dụng CNTT hiệu quả sẽ giúp giảm 20% chi phí vận hành, 22% lượng hàng tồn kho, tăng 17% thời gian thực hiện đơn hàng và giao hàng đúng hẹn, trong khi tỉ lệ này lần lượt đối với DN ứng dụng CNTT mức bình thường là: 13%, 11%, 13% và với DN ứng dụng CNTT yếu là: 5%, 3% và 7%.

Một trong những khó khăn lớn khi tái cấu trúc là thói quen làm việc “thuận tiện” không có tính hệ thống và theo quy trình đã hình thành quá lâu trong người lao động. Việc đưa CNTT vào áp dụng chỉ có thể thực hiện được khi các nghiệp vụ được quy trình hóa đồng nhất và chuẩn hóa giữa các bộ phận của DN. Các cán bộ lãnh đạo cũng như chủ DN cũng phải thay đổi cách điều hành từ sự vụ, tác nghiệp trước đây hướng tới hoạch định và điều hành trực tuyến. Trên cơ sở đó, DN cần xác định rằng nhiều quy trình bất hợp lý hoặc không phù hợp với công cụ CNTT cũng cần loại bỏ để khai thác tối ưu hơn.

DN cũng cần phải đánh giá lại mức chi tiết quản lý (độ sâu) để thu thập dữ liệu cung cấp cho hệ thống hoạt động. Sự khác biệt dữ liệu trong sổ sách giữa các bộ phận cũng phải được rà soát, chuẩn hóa thể hiện đúng khả năng và năng lực của DN mình để hệ thống đưa ra các số liệu tính toán chính xác.