Tiền ăn giữa ca: Tính thuế và đóng BHXH thế nào cho đúng?

Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội vừa ban hành Công văn 1387/CTL&BHXH-TLSXKD năm 2025 về chế độ ăn giữa ca, kéo theo hướng dẫn của cơ quan thuế tại Công văn 5106/CT-CS năm 2025 liên quan đến chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN). 

Từ các văn bản mới, nhiều điểm thay đổi về xác định thuế TNCN và căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) đối với khoản ăn giữa ca cần được doanh nghiệp lưu ý.

Theo Bộ luật Lao động 2019, chế độ khuyến khích đối với người lao động – bao gồm tiền ăn giữa ca – được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế nội bộ doanh nghiệp. Giai đoạn từ ngày 1-1 đến 31-7-2025, chế độ ăn giữa ca của người lao động tại doanh nghiệp nhà nước được áp dụng theo Nghị định 44/2025/NĐ-CP; từ ngày 1-8-2025 chuyển sang áp dụng theo quy định chung của Bộ luật Lao động 2019 do Nghị định 248/2025/NĐ-CP có hiệu lực và đồng thời bãi bỏ Nghị định 44.

Liên quan thuế TNCN, Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC) quy định khoản ăn giữa ca không tính vào thu nhập chịu thuế nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn (nấu, mua suất hoặc cấp phiếu). Nếu chi tiền mặt thay vì tổ chức bữa ăn, khoản này cũng được miễn thuế với điều kiện mức chi phù hợp hướng dẫn của cơ quan quản lý lao động; phần vượt mức sẽ phải tính thuế.

Trước đây, mức trần 730.000 đồng/tháng được áp dụng theo Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH. Tuy nhiên, từ ngày 15-6-2025, Thông tư này bị bãi bỏ và thay thế bởi Thông tư 003/2025/TT-BNV, trong đó các chế độ mới được tính từ ngày 1-1-2025. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương, nếu doanh nghiệp quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế thì khoản chi ăn giữa ca được miễn thuế TNCN; phần vượt vẫn phải tính thuế.

Về BHXH, Luật BHXH 2024 quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung trả thường xuyên. Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, các khoản phúc lợi như tiền ăn giữa ca, tiền xăng xe, điện thoại, hỗ trợ đi lại... nếu được tách riêng trong hợp đồng lao động và không tính vào tiền lương thì không phải đóng BHXH. Doanh nghiệp chỉ phải đóng BHXH khi các khoản này được gộp vào tiền lương hàng tháng.

Ngoài ra, từ ngày 1-6-2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ bổ sung thêm thông tin về khoản đóng BHXH bắt buộc, bên cạnh các khoản thu nhập và số thuế đã khấu trừ.

Ở chiều ngược lại, các khoản trợ cấp từ BHXH như trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con, trợ cấp suy giảm khả năng lao động, tiền tuất hằng tháng… – tiếp tục không thuộc diện chịu thuế TNCN theo Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành.

Những thay đổi trên yêu cầu doanh nghiệp rà soát lại quy chế chi trả phúc lợi, cách ghi nhận trong hợp đồng lao động và hồ sơ lương để đảm bảo tuân thủ đồng thời cả thuế và BHXH từ năm 2025.