Lắng nghe người dân hiến kế: Đẩy nhanh số hóa thủ tục hành chính

Thời gian qua, TP HCM có những bước nhảy vọt trong hoạt động số hóa. Vì vậy, để giữ vững được vị thế cũng như bảo đảm thực hiện thành công mục tiêu "thành phố thông minh" trong tương lai gần thì việc đẩy nhanh số hóa thủ tục hành chính có ý nghĩa hết sức quan trọng.

Số hóa thủ tục hành chính đem lại nhiều lợi ích

Tại Hàn Quốc, chỉ riêng việc áp dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến đã giúp tiết kiệm tới 8 tỉ USD mỗi năm; đồng thời đi đầu trong xu thế "3 không": không giấy tờ, không bảo vệ (đăng ký vào các cơ quan nhà nước đều bằng dấu vân tay) và không có khiếu nại. Rõ ràng, lợi ích của giảm gánh nặng chi phí giấy tờ là rất lớn.

TP HCM cũng đã công bố đề án "Xây dựng TP HCM trở thành đô thị thông minh giai đoạn 2017-2020, tầm nhìn đến năm 2025". Hiện những chủ trương này được thí điểm tại quận 1 và quận 12 đã và đang nhận được sự hưởng ứng của người dân trên địa bàn 2 quận này.

Theo đó, rất nhiều thủ tục hành chính cần được sao y, chứng thực đã không cần bản gốc; người dân đến làm thủ tục hành chính mà không cần bất kỳ một loại giấy tờ nào. Chỉ cần dấu vân tay kích vào phần mềm có sẵn sẽ hiện lên thông tin cá nhân để người dân lựa chọn loại dịch vụ cần làm.

Quận cũng đã xây dựng phần mềm quản lý công dân để công an địa phương có thể quản lý tình hình tạm trú, thường trú, hiện nay đang thí điểm ở phường Hiệp Thành. 

Đặc biệt, quận 12 cũng tiến tới "điện tử hóa" trong lĩnh vực y tế, giáo dục như xây dựng bệnh án điện tử, điện tử hóa trong công tác giáo dục... Mọi công dân của quận sẽ được cấp tài khoản cá nhân liên kết với thông tin của CMND, căn cước công dân để sử dụng được tất cả dịch vụ tiện ích của quận.

Số hóa các thủ tục liên quan đến người dân và doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, chỉ cần tính chi phí gửi thư mời qua email, tin nhắn SMS thay cho hình thức thư mời bằng giấy như trước đây, UBND TP HCM từng khẳng định đã tiết kiệm được hơn 1 tỉ đồng mỗi năm. 

Đó là chưa kể đến những lợi ích khác từ việc gửi những bức thư điện tử mang lại như giảm áp lực giao thông, giảm những sự phiền hà không đáng có, mà những khoản chi phí như vậy là rất đáng kể.

Đẩy mạnh chuyển đổi số sẽ giúp giảm thời gian, chi phí cho người dân Ảnh: Hoàng Triều

Những việc cần làm ngay

Thứ nhất, tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thông qua kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định.

Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử có giá trị pháp lý của tổ chức, cá nhân đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin, Cổng dịch vụ công quốc gia với hệ thống thông tin một cửa điện tử thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cho tổ chức, cá nhân.

Đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành mà chưa có dữ liệu điện tử, cán bộ một cửa thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác của các nội dung theo bản giấy. Ký số vào tài liệu đã được số hóa theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

Thứ hai, giải quyết thủ tục hành chính dựa trên việc kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà bộ phận một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

Trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ, kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được số hóa theo dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính trình cấp có thẩm quyền ký số, phát hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư để trả bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân.

Thứ ba, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của hệ thống giải quyết thủ tục hành chính được phân cấp. 

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được trả cho tổ chức, cá nhân trên cổng dịch vụ công. Loại trừ trường hợp thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả.

Thứ tư, nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải bảo đảm thời hạn bảo quản hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành. Các dữ liệu hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản lý trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính dùng chung của thành phố.