Đầu tiên là kỹ năng quản lý thời gian, bởi đây là yếu tố rất cần thiết cho người làm công việc hành chính, nhân sự. ƯV phải xuất sắc trong việc quản lý thời gian của mình vì vị trí công việc này có rất nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành mỗi ngày. Người thực hiện công việc này cần xác định công việc nào là khẩn cấp và ước tính chính xác thời gian cho mỗi việc. Đồng thời, cần sắp xếp thời gian để hoàn thành nhiệm vụ thường ngày, linh hoạt giải quyết công việc đột xuất. Nhân viên hành chính, nhân sự cũng thường chịu trách nhiệm quản lý thời gian của những người khác.

Kỹ năng cần thiết của người làm hành chính nhân sự - Ảnh 1.

Nhân viên hành chính, nhân sự thật sự làm công việc đa năng

Kỹ năng tổ chức đi đôi với kỹ năng quản lý thời gian, bởi nếu không có kỹ năng này, ƯV sẽ khó quản lý tốt thời gian của mình. Kỹ năng tổ chức áp dụng cho công việc hành chính nhân sự theo nhiều cách khác nhau. Là một nhân viên hành chính nhân sự, ƯV có thể sẽ phụ trách việc sắp xếp các hạng mục như thủ tục giấy tờ, văn phòng phẩm, thiết bị điện tử… ƯV cũng có thể phải quản lý các mục kỹ thuật số, chẳng hạn như e-mail, tài liệu… Có khả năng tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian và giúp mọi người trong công ty thực hiện công việc của họ một cách suôn sẻ. Trung bình, một nhân viên hành chính nhân sự phải đưa ra nhiều quyết định hơn so với đồng nghiệp của họ ở bộ phận khác. Các quyết định liên quan đến thăng chức, đào tạo, tuyển dụng, nghỉ việc… phải được thực hiện hằng ngày. Vì vậy, ƯV phải có khả năng đưa ra quyết định với nguồn thông tin về các vấn đề trên. Là một nhân viên hành chính nhân sự, ƯV cần cố gắng ngăn chặn một số nguy cơ trước khi chúng xảy ra. Cách tốt nhất để làm điều này là chú ý đến từng chi tiết nhỏ như: kiểm tra kỹ các tài liệu, hóa đơn, biên nhận, chi tiết sự kiện, địa chỉ gửi thư và các thông tin quan trọng khác sẽ giúp ƯV không gặp rắc rối sau này.

Công việc hành chính nhân sự cũng đòi hỏi ƯV phải sử dụng công nghệ hằng ngày. Vì thế, ƯV phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi này bằng cách liên tục cập nhật, học cách sử dụng phần mềm và thiết bị mới. Bên cạnh đó, đảm trách công việc hành chính nhân sự, ƯV sẽ thường xuyên tương tác với nhiều người trong và ngoài công ty, vì vậy phải chứng minh mình có những kỹ năng cần thiết để hiểu và làm việc với nhiều đồng nghiệp ở các vị trí khác nhau.

Cuối cùng là kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói. Kỹ năng giao tiếp của nhân viên hành chính nhân sự là chìa khóa giúp họ truyền đạt thông tin bên trong và bên ngoài công ty cũng như duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. ƯV phải có khả năng nói và viết rõ ràng, theo cách mà người khác dễ hiểu nhất.

Bài và ảnh: Nam Giang