Hợp đồng lao động giấy chuyển sang điện tử: Làm sao để có giá trị như bản gốc?

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2026. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Chính phủ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động và trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Chuyển đổi hợp đồng lao động bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử

Theo Nghị định này, việc chuyển đổi hợp đồng lao động bản giấy sang hình thức hợp đồng lao động điện tử sẽ thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu:

- Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

- Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

Chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng lao động bản giấy

Đối với trường hợp chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng lao động bản giấy thì thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử. Nghĩa là phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

- Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;

- Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

- Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu nêu trên và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.