Ở TP HCM, hầu hết cơ sở dữ liệu (CSDL) là dữ liệu trên hồ sơ giấy tờ nằm rải rác, phân tán kiểu thủ công, một số cũ bị mục, do đó khi số hóa để áp dụng dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) sẽ gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên, bài học từ quận 1 cho thấy nếu chuẩn bị trước, kiên trì thì việc thành công là không khó.

Dần thành nếp

Ông Lâm Ngô Hoàng Anh, Chánh Văn phòng UBND quận 1, cho hay là một trong những địa phương thực hiện khá sớm việc số hóa dữ liệu trong lĩnh vực hộ tịch, đến nay thông tin của 1,2 triệu người dân sinh sống ở quận 1 từ năm 1954 đến 2019 đã được số hóa, góp vào kho dữ liệu dùng chung của toàn TP. Vì vậy, dù ở bất kỳ nơi nào, muốn trích lục thông tin, người dân chỉ cần một cú "nhấp chuột" vào website www.quan1.hochiminhcity.gov.vn và điền thông tin hợp lệ thì kết quả sẽ được nhanh chóng gửi đến cho họ qua hệ thống bưu điện. Thậm chí, những người sống ở nước ngoài, không cần về nước song mọi thủ tục được giải quyết trực tuyến và kết quả sẽ gửi về đúng địa chỉ yêu cầu. "Cùng với 1,2 triệu hồ sơ hộ tịch góp vào kho dữ liệu dùng chung của TP, quận 1 đã số hóa và cung cấp hơn 1.000 điểm vui chơi, giải trí, khu di tích, nhà hàng, cơ sở lưu trú trên địa bàn phục vụ ngành du lịch và được đông đảo người dân, du khách hưởng ứng" - Chánh Văn phòng UBND quận 1 thông tin.

Ngoài ra, theo ông Lâm Ngô Hoàng Anh, liên tục từ năm 2017 đến nay, quận 1 đẩy mạnh cung cấp DVCTT cấp độ 3 và 4, thực hiện hồ sơ không giấy nhằm giảm đến mức thấp nhất thời gian đi lại của người dân, giảm chi phí sao in giấy tờ, hạn chế tương tác giữa cán bộ và người dân. Theo đó, đến nay có 41 thủ tục hành chính liên quan các lĩnh vực quản lý đô thị, kinh tế, lao động, an toàn thực phẩm, kinh doanh, giáo dục… cho người dân. Mọi thông tin được hướng dẫn rõ ràng trên website của quận và 10 phường; địa phương cũng kiên trì hướng dẫn, tuyên truyền và tạo thói quen để người dân cùng thực hiện. Chính vì lẽ đó, những ngày diễn ra dịch bệnh, thực hiện lệnh giãn cách xã hội, quận 1 vẫn không gián đoạn hoạt động. Bằng chứng là trong quý I/2020, quận 1 vẫn giải quyết đến 3.698 hồ sơ với 100% được thực hiện trực tuyến.

"Thừa thắng xông lên", hiện rất nhiều thủ tục hành chính đã được quận 1 yêu cầu thực hiện trực tuyến để dần thành nếp. Có mặt ở quận 1, chúng tôi mới thấy độ chuyên nghiệp của địa phương trong việc "buộc" người dân sử dụng DVCTT. Đơn cử, sáng 10-6, ít nhất chúng tôi đã tận mắt chứng kiến 5 trường hợp đến quận làm hồ sơ. Do đây là các hồ sơ hoàn toàn có thể làm trực tuyến nên các cán bộ quận 1 không giải quyết làm thủ công mà tận tình hướng dẫn họ tự thực hiện trên máy tính ngay tại nơi tiếp nhận. "Làm như vậy thì chỉ cần thao tác 1-2 lần là người dân sẽ quen và dễ dàng ở nhà thực hiện trực tuyến thay vì đến quận" - các cán bộ, nhân viên nơi đây chia sẻ kinh nghiệm. Theo họ, nhờ kiên trì hướng dẫn nên nếu như năm 2016 chỉ có 4,6% hồ sơ sử dụng DVCTT thì năm 2019 tỉ lệ này tăng lên 71,9%. Riêng tháng 5- 2020 có 8.339 hồ sơ giải quyết trực tuyến (đạt tỉ lệ 100%).

Để có được những kết quả trên, theo ông Lâm Ngô Hoàng Anh, khâu chuẩn bị rất quan trọng và là một quá trình dài, trải qua nhiều mốc thời gian chứ không thể có được trong một sớm một chiều. Bằng chứng là ngay từ năm 2008, quận 1 đã bắt tay vào xây dựng một dự án số hóa phục vụ trích lục hộ tịch người dân từ năm 1954 đến 2009 và phải mất 1 năm mới số hóa xong 845.261 hồ sơ. "Nói thì dễ nhưng trong suốt quá trình thực hiện, quận 1 đã gặp một số khó khăn như giấy tờ gốc cũ bị mục, không nhìn rõ thông tin. Cách làm của quận 1 để bảo đảm độ chính xác cao khi trích lục là chụp và scan bản gốc bên cạnh bảng ký tự cho cán bộ đối chiếu thông tin trước khi cung cấp cho người dân" - Chánh Văn phòng UBND quận 1 nói.

LỜI GIẢI CHO DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN (*): Bài học hay từ thực tiễn - Ảnh 1.

Hiện ở quận 1, TP HCM nếu thủ tục nào đã được số hóa hoàn toàn thì địa phương sẽ yêu cầu người dân làm trực tuyến thông qua việc hướng dẫn tận tình. Ảnh: HOÀNG TRIỀU

Tăng cường truyền thông, giảm lệ phí

Nếu như 3 tháng trước đến UBND quận 12 chưa thấy hệ thống hướng dẫn người dân sử dụng DVCTT "bao vây" căng-tin ngay lối ra vào bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thì nay, người dân bắt đầu chú ý khi ngồi nhâm nhi cà phê tại khu vực này. Nếu "không thèm đọc" hướng dẫn, khi cầm menu gọi nước uống, người dân lại có tờ hướng dẫn ngay cạnh menu đập vào mắt. "Khó lòng bỏ qua được, tôi thấy hay nên cũng đọc. Đọc xong lại thấy hay vì một số thủ tục như cung cấp thông tin quy hoạch, cấp phép xây dựng, hộ tịch… có thể thực hiện ở nhà mà không cần đến quận. Và như thế, tôi đã thực hiện thành công 2 lần làm hồ sơ trực tuyến rồi" - anh Trần Chí Công (quận 12) khoe.

Bà Đặng Thị Kiều Nhi - Trưởng Phòng Nội vụ UBND quận 12 - cho biết dù đi sau, học hỏi kinh nghiệm từ các quận đi trước nhưng bước đầu không tránh khỏi những khó khăn bởi cơ sở hạ tầng cũng như trình độ tin học của cán bộ không đồng đều, chưa kể thói quen sử dụng hồ sơ giấy của người dân vẫn còn khá phổ biến. Để dần khắc phục và thu hút mọi người sử dụng DVCTT, quận đã trang bị 12 máy chủ tăng tốc độ đường truyền, đồng thời tập huấn kiến thức tin học cho cán bộ. Đặc biệt, chú trọng tuyên truyền, tăng cường tiếp cận quảng bá DVCTT cho người dân bằng mọi cách như qua cổng thông tin điện tử của quận, Facebook, Zalo của quận, phường, dán đề-can hướng dẫn tại các phường, thậm chí tại căng-tin… Và bước đầu đã có những tín hiệu tích cực như chia sẻ của anh Công nêu trên.

Nói về kế hoạch "hút" người sử dụng DVCTT sắp tới, bà Đặng Thị Kiều Nhi cho hay quận 12 tiếp tục số hóa dữ liệu dân cư trên địa bàn; xây dựng và triển khai phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; hệ thống đánh giá đo lường hiệu quả công việc của cán bộ, công chức; ứng dụng tiếp nhận, quản lý, trả lời phản ánh, góp ý của người dân thông qua tài khoản Zalo, Facebook. "Khi người dân cảm thấy có thể tương tác với chính quyền mọi lúc mọi nơi thì tỉ lệ sử dụng DVCTT sẽ tăng theo" - Trưởng Phòng Nội vụ UBND quận 12 kỳ vọng.

Không chỉ tuyên truyền, ông Dương Hồng Thắng - Chủ tịch UBND huyện Hóc Môn - khẳng định sắp tới, nhiều giải pháp kỹ thuật sẽ được huyện thí điểm triển khai nhằm số hóa dữ liệu đầu vào để khuyến khích mọi người sử dụng DVCTT. Cụ thể, máy móc sẽ thay người dân điền thông tin trên các tờ khai, biểu mẫu, như vậy sẽ tinh giản thủ tục ghi chép rườm rà; nếu hạn chế được việc ghi chép chắc chắn người dân sẽ thích thực hiện thủ tục trực tuyến hơn. "Ngoài ra, tùy thủ tục hành chính sẽ được huyện xem xét miễn hoặc giảm lệ phí khi người dân sử dụng DVCTT" - Chủ tịch UBND huyện Hóc Môn mong muốn và kêu gọi mọi người quan tâm hơn đến DVCTT để đỡ mất thời gian cũng như giảm tải áp lực cho các cơ quan hành chính. 

Để thúc đẩy người dân sử dụng DVCTT, các địa phương cần đẩy mạnh tuyên truyền với nhiều hình thức. Bên cạnh đó, các sở, ngành cần có giải pháp tinh giản thủ tục hành chính, đồng thời khẩn trương hoàn thiện CSDL dùng chung, trong đó có dữ liệu về dân cư, hộ tịch, đất đai…".

VÕ THỊ TRUNG TRINH, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông TP HCM

3 năm, tăng 639 thủ tục DVCTT

Theo khảo sát của Ban Đô thị - HĐND TP HCM, số lượng DVCTT tại TP HCM ngày càng tăng, từ 472 thủ tục năm 2016 lên 56% vào năm 2019 với 1.111 thủ tục. Tỉ lệ người dân và doanh nghiệp tham gia sử dụng DVCTT cũng tăng mạnh, 40% năm 2018 và 56% trong năm 2019. Riêng trong tháng 4-2020, TP triển khai gần 1.300 DVCTT cấp độ 3, 4 ở lĩnh vực lao động, kinh doanh và dịch vụ.

Nên bắt đầu từ "tổ dân phố, khu phố"

TS Diệp Văn Sơn, nguyên Phó Vụ trưởng Cơ quan đại diện Bộ Nội vụ tại TP HCM, cho rằng để nâng cao hiệu quả sử dụng DVCTT tại TP HCM, trước hết nên bắt đầu tuyên truyền từ nơi gần dân nhất là tổ dân phố, khu phố.

Tại những nơi này luôn có những bạn trẻ là đoàn viên, thanh niên có kiến thức về công nghệ có thể hướng dẫn người dân sử dụng DVCTT khi đến liên hệ làm việc. Nội dung hướng dẫn như thế nào, Sở Thông tin và Truyền thông hoặc UBND quận, huyện nơi đó sẽ có cẩm nang cụ thể.

Ngoài ra, các sở - ngành, quận - huyện phải luôn lắng nghe, cải tiến thường xuyên các cổng thông tin DVCTT, đặt mục tiêu tăng lượt tiếp cận người dân mỗi ngày. Làm sao khi truy cập, người dân cảm thấy gần gũi, thân thiện, nội dung câu chữ rõ ràng, dễ hiểu không bị đánh đố.

(*) Xem Báo Người Lao Động từ số ra ngày 16-6

THU HỒNG